MÔ TẢ CÔNG VIỆC NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH
I. Thông tin chung:
Vị trí | Thời gian làm việc |
Phần | |
Quản lý trực tiếp |
II/ Mục đích công việc
Thực hiện các công việc hành chính của công ty. |
III/ Nhiệm vụ cụ thể:
1. Theo dõi, kiểm tra nhân viên vệ sinh thực hiện công việc, kiểm tra tình hình vệ sinh 3 lần/tuần theo mẫu của Phòng Nhân sự (sáng 2/4/6).
2. Lập danh sách dụng cụ và giấy khai sinh hàng tháng. Xác định định mức dụng cụ vệ sinh cho từng bộ phận, tổ chức mua, phân bổ và theo dõi việc sử dụng.
3. Quản lý hợp đồng thu gom rác và rác thải. Lập sơ đồ thùng rác văn phòng, cách luân chuyển rác và thời hạn hợp đồng rác. Lập biên bản hàng tuần kiểm tra việc thu gom công việc của công ty và báo cáo về TP.HCM.
4. Thực hiện thủ tục xuất bản báo chí và liên hệ với cơ quan nhà nước để thực hiện hoạt động hành chính văn phòng.
5. Quản lý việc thực hiện hợp đồng trông giữ xe. Theo dõi số lượng xe gửi đi trung bình hàng tháng, theo dõi thời hạn hợp đồng, phương pháp cất giữ xe và tư vấn các biện pháp cất giữ xe an toàn cho nhân viên Công ty. Lập biên bản hàng tháng kiểm tra bãi đậu xe của công ty.
6. Quản lý mối quan hệ với các cơ quan chính quyền địa phương và các tổ chức xã hội, nghề nghiệp. Lập danh sách cơ quan chính quyền địa phương theo mẫu danh sách nhà cung cấp. Hãy lưu ý đến thời gian cần thiết để xây dựng các mối quan hệ.
7. Quản lý hoạt động của đồng hồ treo tường. Lập sơ đồ các loại đồng hồ treo tường, thời điểm cần thay pin và thay pin định kỳ theo yêu cầu tùy theo thời lượng pin.
8. Quản lý hệ thống nước uống. Lập sơ đồ các bộ phận cần nước uống, loại bình sử dụng, tần suất sử dụng trong 2 tuần, xác định số lần nhà cung cấp chuyển nước và lập báo cáo nước hàng tháng.
9. Lập biểu đồ sử dụng điện hàng tháng và báo cáo Thành phố đề xuất các biện pháp giảm tiền điện. Quản lý hợp đồng cho thuê điện tại văn phòng. Đọc báo hàng ngày để biết thông tin về việc cắt điện tại các cơ quan. Khi có thông tin cắt điện, lập thông báo gửi TP và gửi các cơ quan liên quan trước ngày cắt điện để các sở, ngành chuẩn bị công việc. Dán hướng dẫn sử dụng lên công tắc tại các công tắc điện (keo bên trong).
10. Lập biên bản kiểm tra tòa nhà văn phòng theo mẫu 2 tuần một lần, trình Thành phố phương án sửa chữa, thay thế.
11. Quản lý hệ thống nước sinh hoạt (bơm nước 1 lần/ngày vào lúc 11 giờ). Quản lý hợp đồng thuê nước sinh hoạt, xử lý các vấn đề về nước, báo cáo lượng nước sử dụng tại văn phòng, lập biểu đồ sử dụng nước hàng tháng và báo cáo, đề xuất với Thành phố các biện pháp giảm tiền nước.
12. Quản lý sách thư viện. Lập danh mục sách trong thư viện công ty, lập mã sách, lập sách cho mượn sách.
13. Quản lý các loại hợp đồng của Phòng Nhân sự. Tạo file lưu các loại hợp đồng theo thứ tự trong danh sách. Danh sách hợp đồng bao gồm các loại: Tình trạng, số hợp đồng, ngày ký hợp đồng, thời hạn hợp đồng, tên đối tác, mã hợp đồng tham chiếu.
14. Quản lý bản sao đăng ký kinh doanh đã được công chứng, hàng tháng kiểm tra số bản đăng ký kinh doanh còn lại để lên kế hoạch công chứng tiếp theo. Số lượng bản sao công chứng hiện có là 20 bản.
15. Chuẩn bị cuộc họp theo lịch họp của lễ tân bao gồm nước, ly, bảng trắng, khăn lau bảng, bàn ghế trước khi họp 30 phút. Thư ký HC thông báo lịch họp ngay sau khi nhận được thông tin, chuẩn bị thư mời họp (nếu được yêu cầu) và chuyển thư mời họp, chuẩn bị tài liệu nếu được phân công. Trước khi cuộc họp diễn ra, Thư ký HC có trách nhiệm nhắc nhở các thành viên tham gia cuộc họp. Trong trường hợp Hội đồng quản trị họp thường kỳ, Thư ký hỏi chủ tịch về thời gian họp và thông báo cho các thành viên khác.
16. Thực hiện các thủ tục mua sắm tất cả các loại vật tư bên ngoài thuộc trách nhiệm của bộ phận nhân sự, ngoại trừ VPP thủ tục mua hàng do lễ tân thực hiện.
17. Bản sao các tài liệu theo yêu cầu của Ban Giám đốc và Thành phố HCNS.
18. Chủ động hỗ trợ lễ tân trong việc xử lý (nhận, trả lời, luân chuyển) các cuộc điện thoại, thư từ, fax.
19. Chủ động hỗ trợ lễ tân trong việc tổ chức đón tiếp, chào đón khách hàng.
20. Hỗ trợ lễ tân chuyển công văn, tài liệu đến các bộ phận liên quan.
21. Thực hiện các nhiệm vụ hành chính do Thành phố giao.
22. Lập kế hoạch làm việc hàng tuần và gửi Thành phố phê duyệt vào Thứ Bảy hàng tuần.
23. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hội đồng quản trị và Trưởng phòng giao.
IV/ Tiêu chuẩn:
1. Trình độ học vấn/chuyên môn:
– Có trình độ Trung cấp trở lên các ngành Quản trị văn phòng, Khoa học xã hội và nhân văn, Sư phạm, Lưu trữ, Thư ký văn phòng.
– Máy tính văn phòng tương đương loại B trở lên.
– Tiếng Anh trình độ A trở lên.
– Có kiến thức về công tác hành chính.
2. Kỹ năng:
– Chữ viết đẹp, rõ ràng.
– Kĩ năng giao tiếp tốt.
– Kỹ năng soạn thảo văn bản, thông báo tốt.
– Sử dụng thành thạo Word, Excel.
3. Kinh nghiệm:
– Có ít nhất 1 năm kinh nghiệm ở các vị trí quản lý hành chính, thư ký, lễ tân.
4. Phẩm chất cá nhân:
– Phẩm chất đạo đức: trung thực, nhanh nhẹn.
– Khéo léo và khéo léo trong giao tiếp.
Tải file biểu mẫu để xem thêm chi tiết
Cảm ơn các bạn đã theo dõi bài viết mô tả công việc nhân viên hành chính của TRẦN HƯNG ĐẠO. Nếu thấy bài viết này hữu ích thì đừng quên để lại bình luận, đánh giá để giới thiệu website tới mọi người nhé. Cảm ơn rất nhiều.
Nhớ để nguồn bài viết này: Bảng mô tả công việc nhân viên hành chính của website thpttranhungdao.edu.vn
Chuyên mục: Kiến thức chung
Trả lời