Phiếu nhập kho được biết đến là một trong những chứng từ quan trọng trong việc theo dõi hàng hóa và quản lý kho hàng. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu một số nội dung của Phiếu nhập kho là gì? Hướng dẫn cách viết giấy biên nhận ? Vui lòng tham khảo trước.
1. Phiếu nhập kho là gì?
Phiếu nhập kho là loại chứng từ dùng để ghi chép, theo dõi tình hình nhập xuất hàng hóa của doanh nghiệp. Cung cấp thông tin về nguồn gốc của tài sản cũng như diễn biến của tài sản. Đây là cơ sở giúp xác định số liệu chi tiết nguyên vật liệu, phiếu nhập kho, hàng hóa và TSCĐ của doanh nghiệp, số liệu hàng tồn kho.
– Phiếu nhập kho giúp kế toán nắm bắt thông tin về số lượng sản phẩm trong kho. Giúp theo dõi định kỳ, đưa ra số liệu chính xác nhất trong quá trình quản lý tài sản.
– Quy trình xuất nhập kho có xác nhận của bộ phận kho. Quá trình hàng hóa được đưa vào kho, bao gồm hàng hóa hay nguyên liệu sản xuất, vật tư… Thủ kho sẽ xác nhận nhập kho sau đó báo cáo với kế toán kho. Kế toán sẽ nhập dữ liệu vào hệ thống quản lý kho để theo dõi, kiểm soát hàng hóa xuất nhập kho.
Ngoài ra phiếu xuất kho có thể dùng làm bộ phận kho hoặc bộ phận quản lý bốc xếp. Các quy định của mỗi loại hình doanh nghiệp là khác nhau tùy thuộc vào tổ chức và cơ quan hành chính. Tuy nhiên, Phiếu Nhập Kho thường sẽ được lập thành 3 liên. Sau khi biểu quyết, người biểu quyết và kế toán trưởng ký xác nhận rồi chuyển cho giám đốc hoặc người có thẩm quyền xem xét, ký tên và ký tên.
2. Mục đích lập Phiếu nhập kho:
– Phiếu nhập kho giúp kế toán nắm bắt thông tin về số lượng sản phẩm trong kho. Tạo điều kiện giám sát thường xuyên để đưa ra biện pháp chính xác nhất trong quá trình quản lý tài sản.
– Quy trình nhập xuất kho có xác nhận của bộ phận quản lý kho. Quá trình nhập hàng hóa bao gồm hàng hóa hoặc tư liệu sản xuất, nguyên vật liệu… Thủ kho xác nhận hàng hóa nhập kho và báo cáo kế toán kho. Kế toán sẽ đăng nhập vào hệ thống quản lý kho để theo dõi và kiểm soát hàng hóa trong kho.
– Người nhận kho có thể là phụ trách bộ phận kho hoặc trưởng bộ phận tùy theo loại hình doanh nghiệp, tùy theo tổ chức, cơ quan chủ quản và quy định.
⇒ Tuy nhiên, biên lai cổ phiếu phổ thông được phát hành ba lần. Sau khi lập, người lập và kế toán trưởng ký xác nhận, gửi Giám đốc hoặc người được ủy quyền xem xét, phê duyệt và ký, ghi rõ họ tên.
3. Công dụng của Phiếu nhập kho:
– Phiếu nhập kho được sử dụng trong lĩnh vực quản lý hàng hóa, kho bãi, nguyên vật liệu sản xuất, dây chuyền thiết bị cho toàn bộ hệ thống sản xuất. Phiếu xuất kho còn được sử dụng trong trường hợp hàng hoá mua ngoài đưa vào nhập kho.
– Sản phẩm mua ngoài, tự gia công, chế biến, nhận góp vốn cũng cần lập phiếu nhập kho trước khi nhập kho. Phiếu nhập kho dùng để quản lý toàn bộ hàng hóa, sản phẩm trong kho. Có thể hợp nhất phần mềm quản lý để theo dõi, giám sát tình hình kho hàng.
– Phiếu thu thường do thủ kho lập. Ở một số doanh nghiệp, kế toán kho sẽ trực tiếp quản lý và lập phiếu nhập sau đó nhập vào phần mềm kế toán chuyên dụng của công ty để dễ dàng quản lý hơn.
Phiếu nhập kho là chứng từ vô cùng quan trọng trong bất kỳ doanh nghiệp nào. Giúp dễ dàng kiểm soát chính xác số lượng hàng hóa, từ đó có phương án xử lý, giải quyết nhanh các sự cố của toàn hệ thống kho.
4. Hướng dẫn cách viết phiếu nhập hàng:
Khi lập phiếu nhập vật tư, người sử dụng phải ghi rõ số phiếu, ngày/tháng/năm, họ và tên người giao vật tư/công cụ/hàng hóa/công cụ, số hóa đơn hoặc người đặt hàng nhập kho. Nhập kho ngày/tháng/năm theo hóa đơn và cần ghi tên kho, địa điểm nhập.
– Cột A, B: Ghi thứ tự và tên hàng, tên nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ… theo hóa đơn
– Cột C, D: Ghi mã số, đơn vị tính của các loại vật tư/hàng hóa/công cụ/dụng cụ.
In ra dãy số:
– Cột 1: Ghi số lượng hàng hóa theo phiếu.
– Cột 2: Kế toán kho ghi số lượng hàng hóa/thiết bị thực tế nhập kho.
– Cột 3: Giá lưu kho được xác định bằng giá mua hàng hoá trước thuế cộng với chi phí thu tiền đầu tư tính trên một đơn vị hàng hoá.
– Cột 4: Tính = đơn giá nhân số lượng và là cột 3 * cột 2.
– Dòng “cộng”: Tổng giá trị ở dòng số lượng, đơn giá, tổng giá trị
– Dòng “Tổng số tiền bằng chữ”: Thể hiện bằng chữ tổng số tiền vào cột “bằng tiền” và được ghi trên Phiếu nhập kho.
Ngoài ra, người dùng cần chú ý đến cách đóng dấu trên Phiếu nhập kho. Việc dán tem phải theo quy định của công ty, đơn vị sử dụng vé.
– Cuối cùng, biên lai cung ứng được giao cho người nhận tại kho tiếp nhận. Sau khi làm thủ tục xuất kho, thủ kho phải xác định ngày, tháng, năm xuất kho. Cùng với đó, người nhận ký, ghi rõ họ tên vào phiếu. Quá trình này sẽ được giám sát bởi thủ kho, thủ kho hoặc trưởng kho.
5. Các vấn đề thường gặp trong quá trình xuất nhập hàng và quản lý kho:
Là một trong những quy trình quan trọng nhưng trong một số trường hợp kế toán vẫn có thể xảy ra sai sót do quá trình kiểm tra, tính toán như:
– Phiếu xuất kho không đầy đủ hóa đơn chứng từ hợp lệ kèm theo giấy tờ chứng minh hàng hóa xuất nhập khẩu chính hãng
Yêu cầu và trình bày sai chi phí ban đầu của hàng hóa hiện có
Chưa thường xuyên đối chiếu sổ sách kế toán giữa thủ kho và kế toán kho để phát hiện sai lệch và điều chỉnh kịp thời.
Nhập tóm tắt của từng mục âm thanh. Nguyên nhân do hàng hóa không được lưu trữ hoặc quá trình làm phiếu xuất bị sai mã. Hoặc nhân viên kế toán bán hàng trong quá trình viết đơn bán hàng cho khách hàng để lấy tiền mặt mà không biết trong kho đã hết hàng.
Kế toán kho không lập bảng xuất – nhập – tồn hàng tuần, hàng tháng
Không lập biên bản kiểm tra nguyên vật liệu nhập kho, mua hàng sai quy cách, chủng loại, phẩm chất… mà vẫn mê toán nhập kho.
Thực hiện các cuộc thăm dò đầu vào và đầu ra không đúng lúc. Hạch toán hàng tồn kho khi chưa ghi nhận hàng hóa
Quản lý chưa xây dựng quy chế, quản lý vật tư, hàng hóa, định mức tiêu hao hoặc có đưa ra nhưng chưa phù hợp
Để hạn chế sai sót và đảm bảo việc quản lý tồn kho, hàng hóa trở nên dễ dàng, thuận tiện và tối ưu hóa nguồn lực, chủ doanh nghiệp và quản lý kho phải kết hợp áp dụng nhiều phương pháp khác nhau. quản lý các hiệu ứng như:
FIFO (vào trước, ra trước) hoặc LIFO (vào sau, ra trước)
Kế hoạch kiểm kê khu vực
Sắp xếp theo SKU
Biểu đồ hàng tồn kho để kiểm soát dễ dàng
Quản lý hàng hóa bằng thẻ kho/sổ kho
Nhãn/mã vạch vận chuyển
Kiểm kho thường xuyên
Quản lý nhân sự kho
Sử dụng giải pháp quản lý thông minh với phần mềm quản lý kho
6. Giải thích các trường thông tin:
6.1. Giải thích các trường thông tin chung:
Các trường thông tin chung trên Nhập Kho bao gồm:
– Mã khách hàng: là mã của đối tượng xuất nhập vật tư, hàng hóa. Mã này thường được sử dụng để theo dõi công việc hoặc có thể dùng để theo dõi các hạng mục nội bộ như kho, dây chuyền xử lý chất thải… Mã sẽ được chọn nhập từ danh sách khách hàng, nhà cung cấp. cung cấp.
– Nhà cung cấp: cung cấp đầy đủ thông tin về người giao nhận hàng hóa, vật tư cần gửi cho đối tác trong danh sách khách hàng, nhà cung cấp và hàng hóa có thể đổi trả.
– Mã giao dịch: mã này dùng để phân biệt phạm vi sử dụng của Phiếu nhập kho. Hiện tại có 4 mã giao dịch là “Nhập nội bộ”, “Nhập thành phẩm”, “Nhập kho thuế”, “Nhập khác”. Phân loại và chọn mã giao dịch Chỉ nhằm mục đích phân loại và thống kê, xử lý dữ liệu trong quá trình lưu trữ. Tuy nhiên khi chọn mã doanh nghiệp phải chọn đúng thì mới tính đúng giá.
– Diễn giải: được sử dụng để giải thích thêm văn bản
– Số phiếu/Ngày vào/Ngày sốt rét: bao gồm đầy đủ thông tin về số phiếu, ngày lập, ngày sốt rét.
– Tỷ giá hối đoái: Khi bạn theo dõi một lần nhập ngoại tệ, Tỷ giá hối đoái sẽ được sử dụng và Tỷ giá hối đoái sẽ được lấy từ danh sách Tỷ giá quy định với sự thay đổi cuối cùng trước ngày chúng tôi nhập.
– Trạng thái: có 3 trạng thái cơ bản là:
+ Tạo tài liệu mà không cần di chuyển vào bất kỳ cửa sổ nào
+ DÙNG THỬ
+ Kết chuyển vào sổ cái khi đã ghi đủ số liệu vào các sổ liên quan
6.2. Giải thích lĩnh vực chi tiết:
Các trường chi tiết bao gồm:
– Mã hàng: tùy theo khai báo trong danh mục vật tư hàng hóa mà có cách nhập khác nhau. Khi muốn tra cứu mã hàng có thể cập nhật tại danh mục vật tư
– Mã kho: Chỉ những nguyên liệu nhập của đơn vị hiện có mới có bảng kê kho.
– Number: là số lượng vật liệu được chèn vào. Giá NVL bình quân có thể nhập để tính giá bằng cách nhập số lượng 0 còn VLXK tính theo giá NTXT thì không thể nhập số lượng 0.
Giá bình quân: là giá bình quân của hàng tồn kho
– Giá: là giá đầu vào của hàng hóa
– Bằng tiền: tính theo công thức số lượng x giá
– Mã nx/ TK Nợ/ TK Có: gồm đầy đủ các thông tin về phương thức nhập khẩu và thanh toán của thời điểm nhập khẩu.
– Vụ việc: sẽ được sử dụng khi phiếu nhập có liên quan đến vụ việc cần theo dõi.
Bạn thấy bài viết Phiếu nhập kho là gì? Hướng dẫn cách viết phiếu nhập kho? có giải quyết đươc vấn đề bạn tìm hiểu không?, nếu không hãy comment góp ý thêm về Phiếu nhập kho là gì? Hướng dẫn cách viết phiếu nhập kho? bên dưới để thpttranhungdao.edu.vn có thể chỉnh sửa & cải thiện nội dung tốt hơn cho độc giả nhé! Cám ơn bạn đã ghé thăm Website Trường THPT Trần Hưng Đạo
Chuyên mục: Kiến thức chung
Nguồn: thpttranhungdao.edu.vn
Trả lời