Thư ký là một vị trí rất quan trọng của một công ty. Bài viết dưới đây chúng tôi gửi tới bạn đọc nội dung Thư ký là gì? Mẫu mô tả công việc cho vị trí Thư ký Giám đốc? Vui lòng tham khảo trước.
1. Khái niệm Bí thư là gì?
Thư ký tổng giám đốc (hay còn gọi là trợ lý tổng giám đốc) là người hỗ trợ công việc của tổng giám đốc. Họ chuyên xử lý các công việc hành chính, gọi điện thoại và bất kỳ nhiệm vụ nào khác do cấp trên giao.
Trợ lý tổng giám đốc được coi là người đại diện cho khối văn phòng. Họ thường điều phối các dự án và làm việc giữa các phòng ban, đóng vai trò là đầu mối liên lạc giữa CEO và các phòng ban khác trong công ty. Các công ty nhỏ thường thuê phó giám đốc thay thế vị trí này nên việc hỗ trợ tổng giám đốc thường chỉ có ở các công ty, tập đoàn lớn.
Thư ký là người chuyên thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến công việc. Hỗ trợ công tác quản lý, điều hành tại văn phòng, thực hiện các công việc liên quan đến giấy tờ, hành chính tổng hợp, sắp xếp tài liệu. Soạn thảo văn bản, tài liệu, tiếp khách, lập kế hoạch, tổ chức các cuộc họp, hội nghị, lập kế hoạch cho giám đốc.
Xem thêm: Mẫu bản mô tả công việc hàng ngày của cô giáo mầm non
2. Mẫu mô tả công việc cho vị trí Thư ký Giám đốc?
Công việc của thư ký sẽ phụ thuộc vào công ty mà họ làm việc. Tuy nhiên, về cơ bản chúng đều phải thực hiện các nhiệm vụ sau:
– Lập kế hoạch, lên lịch hẹn, tiếp khách hàng, đối tác, đặt vé máy bay, khách sạn cho trưởng phòng đi công tác.
– Tham mưu, tư vấn và đề xuất các giải pháp, phương hướng công việc cho Tổng Giám đốc.
– Chỉnh sửa hợp đồng, chứng từ, tài liệu, lô hàng. Chuẩn bị tài liệu, thông tin theo yêu cầu của công việc.
Tham dự các cuộc họp quan trọng và viết lại các cuộc họp.
– Trả lời các câu hỏi từ truyền thông và đối tác.
– Master Chief đưa ra các quyết định quan trọng nếu Chief vắng mặt.
– Ở một số công ty, thư ký tổng giám đốc kiêm luôn nhiệm vụ giám sát hoạt động của các phòng ban.
Xem thêm: Bản mô tả công việc giáo viên cấp 3 đầy đủ nhất
3. Yêu cầu nghiệp vụ đối với thư ký tổng giám đốc:
Thứ nhất, về trình độ chuyên môn, hầu hết đều yêu cầu tối thiểu phải tốt nghiệp đại học chuyên ngành ngoại thương, quản trị kinh doanh ngoại ngữ và phiên dịch thương mại. Ngoài ra, trợ lý tổng giám đốc cũng cần phải có khả năng ngoại ngữ tốt. Đặc biệt là khả năng dịch tài liệu thuật toán và phiên dịch cho các cuộc họp quan trọng.
– Kỹ năng ngoại ngữ là không thể thiếu
Kinh nghiệm làm việc cũng là một yêu cầu đối với công việc này. Nếu bạn chưa có kinh nghiệm ở vị trí tương tự, chắc chắn bạn sẽ khó có thể cạnh tranh trong nhiều trò chơi cùng một lúc.
Đặc biệt, thư ký cho giám đốc còn phải có kiến thức kinh doanh để tổ chức, điều phối mọi hoạt động trong công ty. Nếu cần, thư ký còn phải thay mặt tổng giám đốc thực hiện các công việc.
Xem thêm: Mô tả công việc giám sát bán hàng đại lý
4. KPI với công việc Thư ký Giám đốc:
– Độ phân giải tiếp xúc đầu tiên (FCR)
Số lượng báo cáo định kỳ (tuần, tháng, quý, năm)
5. Kỹ năng cần thiết để thực hiện tốt chức vụ thư ký tổng giám đốc:
– Kỹ năng quản lý văn phòng
Công việc chính của một thư ký là quản lý văn bản, điều hành phương tiện đi lại, biên tập và in ấn các văn bản theo yêu cầu của cấp trên. Các kỹ năng văn phòng chính bao gồm khả năng đánh máy, chuẩn bị tài liệu theo tiêu chuẩn và sử dụng thành thạo các thiết bị văn phòng.
Ngoài ra cũng cần có kỹ năng giao tiếp, sự linh hoạt để có thể thực hiện tốt các công việc hỗ trợ khác. Các kỹ năng thực hiện chính của văn phòng thường không yêu cầu đào tạo đặc biệt, vì vậy bạn có thể học hỏi và cải thiện thiện chí trong thế giới thực. Tuy nhiên, nếu bạn có khả năng thích ứng nhanh, bạn sẽ nhanh chóng làm quen với công việc.
– Trình độ tiếng Anh
Như CareerBuilder đã cập nhật về chủ đề này, đôi khi thư ký phải đóng vai trò phiên dịch. Đặc biệt là ở các công ty nước ngoài, trách nhiệm thư ký sẽ bao gồm dịch thuật và phiên dịch các tài liệu cấp cao.
Vì vậy, trình độ ngoại ngữ cũng là điều kiện tiên quyết khi ứng tuyển vào vị trí này. Đặc biệt là kỹ năng giao tiếp và phiên dịch bằng tiếng Anh. Ứng viên có khả năng ngoại ngữ tốt, chứng chỉ tiếng Anh và biết ngoại ngữ thứ hai là một lợi thế khi ứng tuyển.
– Kĩ năng giao tiếp tốt
Bản chất nhiệm vụ của trợ lý là thường xuyên tiếp xúc với tổng giám đốc, một trong những vị trí hành chính của công ty. Vì vậy, bạn phải có phong thái tự tin và khéo léo trong giao tiếp. Một thư ký giỏi là người có tác phong phù hợp và chuyên nghiệp khi tiếp xúc với các phòng, ban khác Thư ký tổng giám đốc và bản mô tả công việc chi tiết
– Kỹ năng quản lý thời gian và tổ chức công việc
Nhiệm vụ chính của thư ký là sắp xếp lịch làm việc cho tổng giám đốc. Hơn nữa, thư ký không chỉ cần có kỹ năng quản lý thời gian tốt mà còn phải biết cách sắp xếp lịch làm việc, ghi nhớ các cuộc hẹn, cuộc họp.
Do đó, một thư ký chuyên nghiệp phải có kỹ năng tổ chức, khả năng quản lý thời gian và khả năng tổ chức công việc. Ngoài ra, khả năng tự sắp xếp thứ tự ưu tiên và sắp xếp công việc sẽ giúp một thư ký hoàn thành công việc một cách trôi chảy.
6. Tác động của trí tuệ nhân tạo đến ngành thư ký:
Trong thời đại cách mạng công nghiệp 4.0, trí tuệ nhân tạo AI không còn là điều xa lạ với chúng ta. Nó đang trở thành một xu thế tất yếu trong nhiều lĩnh vực của đời sống và cũng có những tác động to lớn đến xu hướng biến đổi của thị trường lao động. Tại sao phản đối ban thư ký? Chúng ta cùng nhau tìm hiểu một số tác động của AI đối với ngành thư ký như sau:
Tự động hóa các tác vụ: AI có thể giúp tự động hóa các tác vụ thường xuyên và lặp đi lặp lại, chẳng hạn như lên lịch, trả lời email, xử lý tài liệu và quản lý cơ sở dữ liệu.
Tăng tốc độ xử lý thông tin: Với khả năng xử lý dữ liệu nhanh chóng và chính xác, AI có thể giúp tăng tốc độ xử lý thông tin trong ngành thư ký.
Cải thiện độ chính xác: AI có thể giúp cải thiện độ chính xác trong các tác vụ thư ký như phân loại tài liệu và lên lịch các cuộc hẹn.
Phân tích dữ liệu: AI có thể giúp phân tích dữ liệu để đưa ra dự đoán về xu hướng và quản lý thông tin hiệu quả hơn.
Giảm khối lượng công việc: Nhờ các tác vụ tự động, AI có thể giúp giảm khối lượng công việc của các thư ký, cho phép họ tập trung vào các nhiệm vụ khác phức tạp hơn.
Tuy nhiên, AI cũng có thể ảnh hưởng xấu đến một số khía cạnh của ngành thư ký, chẳng hạn như giảm số lượng nhân viên cần thiết hoặc thay đổi các kỹ năng cần thiết để làm việc trong ngành. Vì vậy, để tận dụng tối đa AI đồng thời giảm thiểu rủi ro, các doanh nghiệp phải cân nhắc kỹ lưỡng việc phát triển công nghệ này.
7. Giải pháp ứng dụng AI trong ngành thư ký:
Trí tuệ nhân tạo có cả ưu và nhược điểm đối với ngành thư ký. Vì vậy, nếu doanh nghiệp không biết ứng dụng AI đúng cách sẽ gây ra những rủi ro không đáng có. Ngược lại, AI sẽ mang lại nhiều hiệu suất hơn nếu chúng ta biết cách áp dụng chúng vào công việc. Để ứng dụng AI trong ngành thư ký đạt hiệu quả tốt nhất, cần tuân thủ các nguyên tắc sau:
– Nhắm mục tiêu sử dụng AI
Trước khi triển khai AI, doanh nghiệp phải xác định rõ mục tiêu sử dụng công nghệ này. Điều này giúp đảm bảo rằng các ứng dụng AI tập trung vào những gì quan trọng nhất trong ngành thư ký và mang lại nhiều giá trị nhất cho doanh nghiệp.
– Lựa chọn công nghệ AI phù hợp
Trí tuệ nhân tạo (AI) là một công nghệ phức tạp và vô cùng đa dạng. Vì vậy, doanh nghiệp nên lựa chọn công nghệ AI phù hợp nhất với mục tiêu sử dụng và yêu cầu của ngành thư ký.
– Xây dựng và huấn luyện các mô hình AI
Để ứng dụng AI hiệu quả, doanh nghiệp cần xây dựng và đào tạo một mô hình AI phù hợp. Mô hình này phải được đào tạo với dữ liệu đáng tin cậy để đảm bảo độ chính xác cao.
– Mang con người và máy móc lại với nhau
AI không thể thay thế hoàn toàn con người trong ngành thư ký. Vì vậy, doanh nghiệp phải kết hợp giữa con người và máy móc để đạt hiệu quả cao nhất. Nhân viên có thể sử dụng các công nghệ AI để nâng cao chuyên môn và độ chính xác của họ.
Khi AI xử lý rất nhiều dữ liệu quan trọng, các doanh nghiệp cần đảm bảo rằng dữ liệu này an toàn và bảo mật. Cần có chính sách bảo mật dữ liệu rõ ràng và các biện pháp bảo mật thông tin để đảm bảo dữ liệu được bảo vệ tốt nhất có thể.
Bạn thấy bài viết Thư ký là gì? Mẫu bản mô tả công việc vị trí thư ký Giám đốc? có giải quyết đươc vấn đề bạn tìm hiểu không?, nếu không hãy comment góp ý thêm về Thư ký là gì? Mẫu bản mô tả công việc vị trí thư ký Giám đốc? bên dưới để thpttranhungdao.edu.vn có thể chỉnh sửa & cải thiện nội dung tốt hơn cho độc giả nhé! Cám ơn bạn đã ghé thăm Website Trường THPT Trần Hưng Đạo
Chuyên mục: Kiến thức chung
Nguồn: thpttranhungdao.edu.vn
Trả lời