Mẫu giấy mời họp, giấy mời họp cho công ty dường như là một thứ không thể thiếu trong suốt một năm hoạt động. Dưới đây là một số mẫu thư mời bằng tiếng Anh song ngữ chuyên nghiệp. Vui lòng tham khảo trước.
1. Thư mời họp là gì?
Thư mời họp hay còn gọi đơn giản là thư mời họp, có tác dụng mời/thông báo bất kỳ ai tham dự cuộc họp/sự kiện của công ty.
Giấy mời họp là một hình thức thông báo lịch sự thể hiện sự chuyên nghiệp của công ty đồng thời thể hiện sự tôn trọng đối với người mời.
Trong các doanh nghiệp, nhiệm vụ gửi cho ai đó một lời mời được coi là bắt buộc để người đó tham dự một cuộc họp đã lên lịch. Vì người mời là một trong những yếu tố quan trọng trong cuộc họp.
Thư mời họp thường do phòng hành chính – nhân sự soạn thảo hoặc có thể là mẫu được duyệt trước. Đây là loại văn bản trượt thông dụng, được sử dụng rộng rãi trong các đơn vị, doanh nghiệp và thường được sử dụng.
Thư mời họp phải đảm bảo tính chính xác, chuyên nghiệp về thời gian, địa điểm, nội dung chính của cuộc họp để người mời nắm được tổng quan cuộc họp và chuẩn bị chu đáo.
2. Mẫu thư mời họp bằng tiếng anh chuyên nghiệp, song ngữ – mẫu 1:
Các đồng nghiệp thân mến,
Hôm nay bạn thế nào, tôi hy vọng bạn vẫn khỏe. Hôm nay tôi viết thư cho bạn để mời bạn tham dự một cuộc họp mà tôi muốn thảo luận về một số vấn đề của công ty chúng ta cần được giải quyết.
Cuộc họp sẽ diễn ra lúc [date and time] để in [place]. Tôi hy vọng sẽ gặp tất cả các bạn ở đó.
Cám ơn,
[Your name]
Các đồng nghiệp thân mến,
Hôm nay mọi thứ thế nào? Tôi hy vọng mọi thứ được chia sẻ. Tôi viết những dòng này trân trọng kính mời quý công ty đến họp bàn một số vấn đề của công ty cần giải quyết.
Cuộc họp sẽ được tổ chức vào lúc [địa điểm] mời vào [thời gian, ngày]. Tôi hy vọng sẽ gặp tất cả các bạn ở đó.
Cám ơn,
[Tên của bạn]
3. Thư mời họp chuyên môn song ngữ tiếng Anh – mẫu 2:
Tên tôi là [Your name] và tôi đang liên hệ với bạn thay mặt cho [Company name]ai là [describe company activities].
Tôi muốn yêu cầu một cuộc họp với một người phụ trách [management/marketing department/etc…] bàn luận [topic or topics].
Vì lịch trình của tôi có sẵn vào tất cả các ngày trong tuần này nên tôi có thể tham dự cuộc họp theo yêu cầu của bạn. Tuy nhiên, tôi thực sự đánh giá cao lòng tốt của bạn nếu bạn có thể sắp xếp/tổ chức một cuộc họp giữa [date and time 1] Và [date and time 2] để chuẩn bị/theo dõi cuộc họp tốt hơn. tôi có sẵn tại [telephone number] Nếu nhân viên của bạn có bất kỳ câu hỏi nào.
Cảm ơn bạn đã dành thời gian cho tôi. Tôi mong muốn được nghe từ văn phòng của bạn.
Trân trọng,
[Your name]
[Title/Company]
Tên tôi là [tên của bạn] và đại diện [Tên công ty]Làm việc cho [mô tả hoạt động của công ty].
Tôi muốn tổ chức một cuộc họp với người phụ trách [quản lý/tiếp thị/…] bàn luận [chủ đề hoặc chủ đề].
Tôi có thể sắp xếp một ngày cho bạn bất cứ lúc nào thuận tiện. Tuy nhiên, tôi sẽ rất biết ơn nếu bạn có thể sắp xếp/làm cho cuộc hẹn này giữa [thời gian 1] Và [thời gian 2] chuẩn bị/tạo điều kiện nhiều hơn. Tôi luôn sẵn sàng đáp ứng [số điện thoại] nếu người quản lý của bạn có bất kỳ câu hỏi nào.
Cảm ơn đã dành thời gian cho tôi. Chờ phản hồi từ quý công ty
thân thiện nhất,
[Tên của bạn]
[Chức danh / Công ty]
4. Một số lưu ý khi viết thư mời bằng tiếng Anh:
Một số lưu ý trong quá trình viết thư mời bằng tiếng Anh như sau:
Không viết tắt được: Phải viết đầy đủ cấu trúc câu như: I, I want, I saw, I don’t, v.v. Viết tắt như: I, I want, I don’t, I see.
Không sử dụng tiếng địa phương, tiếng lóng hoặc những từ thân mật như: muốn, con, cha, bạn, v.v., trừ khi văn bản cảm thấy quá thân mật.
Hãy nói chuyện một cách lịch sự ngay cả khi bạn cảm thấy bị xúc phạm một cách tiêu cực: sử dụng Dear ở đầu tin nhắn và please khi bạn muốn từ bỏ yêu cầu.
Hãy ngắn gọn, nhưng đi thẳng vào vấn đề. Ngoài ra, câu nên ngắn gọn, không dùng câu phức có từ 3 đến 4 câu liền nhau (câu phức). Các câu nên có cấu trúc hoàn chỉnh sau: chủ ngữ, động từ, tân ngữ trực tiếp và tân ngữ gián tiếp nếu có.
Nhớ ghi nhớ và sử dụng đúng dấu câu để bài viết mạch lạc hơn như dấu chấm, dấu chấm phẩy, dấu phẩy, dấu hai chấm. Nếu có nhiều ý phụ trong cùng một ý chính, hãy sử dụng các gạch đầu dòng. Hủy đăng ký hoặc tuyệt đối không sử dụng dấu chấm than (!).
Cuối thư, hãy đặt những cụm từ như: Thân ái, Trân trọng, hai cụm từ này luôn được sử dụng linh hoạt trong nhiều việc. Trân trọng, Sử dụng bằng tiếng Anh thư mời, thư xin việc hoặc thư khiếu nại hoặc thư mời vì nó có nghĩa là “chân thành”. Cụm từ “Fidelily Yours” thường được sử dụng trong phản hồi của nhà cung cấp cho khách hàng, vì nó có nghĩa là “sự trung thành”.
5. Cách viết thư mời song ngữ tiếng Anh sao cho đúng:
– Tiêu đề – Tiêu đề
Phần tiêu đề sẽ được đề cập đầu tiên và phần này trong tiếng Anh vẫn được hiểu là “Tiêu đề”. Phần này sẽ là tên và mục đích bức thư mà bạn muốn gửi. Bạn muốn viết về chủ đề nào thì tên chủ đề sẽ theo chủ đề đó.
– Thông tin nội bộ – Địa chỉ nội bộ
Các thông tin của người viết như: Địa chỉ, số điện thoại, số fax hoặc địa chỉ thư điện tử cũng nên được đặt ở đầu bức thư, ở giữa hoặc bên phải bức thư. Không sử dụng tên riêng của bạn trừ khi đây là thư từ cá nhân vì khi viết thư mời, người viết sẽ thường sử dụng tên công ty.
Dates: Trong khi sử dụng tiếng Anh, bạn nên chú ý đến cách viết ngày tháng. Người Anh thường viết ngày trước tháng sau, ví dụ April 2, 2000, trong khi người Mỹ thường viết tháng trước ngày sau April 4, 2000. Và để tránh hiểu lầm, bạn nên viết ngày, tháng, năm như sau: 04 /02/2000 hay cách thứ hai là 02/02/2000. Điều này không chỉ giúp giảm nhầm lẫn mà còn giúp tránh nhầm lẫn. Nó cũng làm cho lời mời trở nên lịch sự hơn là chỉ sử dụng các con số.
– Tên và địa chỉ người nhận: Việc trình bày tên cùng với chức danh, tên công ty và địa chỉ trụ sở của đối tác (người nhận) nên được trình bày giống như cách bạn trình bày tên công ty của mình. và các thông tin liên quan ở đầu thư. Sự khác biệt duy nhất là thông tin về người nhận được đặt ở bên trái của tin nhắn hoặc vì nó ở bên phải hoặc ở trung tâm.
Địa chỉ ở đầu bức thư nên được mở đầu, ví dụ: Dear Mr./Mrs. Smith, bà Smith, Kính thưa ông/bà, Kính thưa ông/bà
– Nội dung tin nhắn – Nội dung
Phần thân thư mời nên được trình bày thành một khối tổng hợp, có thể kết hợp các đoạn văn ngắn mạch lạc, trình bày rõ ràng, đầy đủ thông tin muốn truyền tải đến người nhận. Dòng đầu tiên bắt đầu viết sẽ bắt đầu từ lề trái, cách viết này không được chấp nhận như cách viết trước đây.
Đây có lẽ là phần nội dung chính và quan trọng nhất trình bày chi tiết về chủ đề bạn đang viết.
miễn phí gần đó
– Ở cuối thư, nếu mời gặp người mới, người Anh thường dùng những cụm từ lịch sự như: Trân trọng, Trân trọng, Trân trọng.
Ngoài ra, cần có chữ ký và họ tên của người viết thư.
Trong trường hợp tài liệu gửi kèm theo thư, bạn có thể ghi chú ở cuối thư về số lượng tài liệu gửi kèm. Ví dụ: Enc: 2. .
6. Nội dung chính của thông báo mời họp:
Những nội dung không thể thiếu trong mỗi mẫu giấy mời họp như sau: Tên đơn vị (góc trái), tiêu đề giấy mời IN HOA, Kính gửi (tên người mời), Nội dung/mục đích/lý do họp, Thời gian, địa điểm họp và chữ ký của người đại diện cuộc họp.
Trong đó, một số thông tin chính cần chú ý:
– Người được mời
Thông tin cơ bản, tổ chức hoặc người không được biết đầy đủ. Nếu mời cá nhân phải ghi rõ họ tên, chức vụ của người mời.
Ví dụ: Ông Trần Văn A, chức vụ: Trưởng phòng kinh doanh
– Nội dung chính của cuộc họp
Nội dung cuộc họp được coi là vấn đề quan trọng nhất của giấy mời. Khi nắm được nội dung chính của cuộc họp, người được mời sẽ biết mình phải chuẩn bị những bài báo, tài liệu, báo cáo gì để trình bày trong cuộc họp. Mặc dù quan trọng nhưng nội dung cần được tóm tắt đủ để bao quát toàn bộ cuộc họp. Nội dung dài dòng, lan man không cần thiết thậm chí gây khó hiểu cho người mời.
– Thời gian & Địa chỉ
Thời gian và địa điểm họp là vấn đề không thể thiếu của cuộc họp. Khi tổ chức cuộc họp, ban tổ chức đã có kế hoạch, tính toán thời gian và địa điểm hợp lý. Ngay cả khi số lượng cuộc họp lớn, ban tổ chức vẫn cần thuê phòng họp. Thư mời sau đó sẽ bao gồm các chi tiết về thời gian và địa điểm tham dự.
Bạn thấy bài viết Mẫu thư mời họp bằng tiếng Anh, song ngữ chuyên nghiệp có giải quyết đươc vấn đề bạn tìm hiểu không?, nếu không hãy comment góp ý thêm về Mẫu thư mời họp bằng tiếng Anh, song ngữ chuyên nghiệp bên dưới để thpttranhungdao.edu.vn có thể chỉnh sửa & cải thiện nội dung tốt hơn cho độc giả nhé! Cám ơn bạn đã ghé thăm Website Trường THPT Trần Hưng Đạo
Chuyên mục: Kiến thức chung
Nguồn: thpttranhungdao.edu.vn
Trả lời