Bản mô tả nhân viên hành chính văn phòng là văn bản quy định chi tiết nhiệm vụ và trách nhiệm của một nhân viên hành chính văn phòng. Dưới đây là mẫu bản mô tả công việc hành chính văn phòng, mời bạn đọc tham khảo.
1. Mô tả công việc của nhân viên hành chính văn phòng là gì?
Bản mô tả công chức hành chính văn phòng là văn bản quy định chi tiết nhiệm vụ và trách nhiệm của một nhân viên hành chính văn phòng. Tài liệu này giúp các nhà quản lý văn phòng hiểu rõ hơn về công việc của mình, các quy trình, quy định của công ty cũng như các tiêu chuẩn chất lượng, năng suất cần thiết trong công việc hàng ngày.
Bản mô tả công việc cũng đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên. Ban quản lý sử dụng tài liệu này để đánh giá công việc của nhân viên, cung cấp phản hồi và đề xuất cải thiện hiệu suất.
– Nếu bạn là nhân viên hành chính văn phòng thì đây là tài liệu vô cùng hữu ích để bạn nắm rõ các công việc hàng ngày, quy trình, quy định và tiêu chuẩn, yêu cầu về năng suất và chất lượng trong công việc. của tôi. Nếu bạn đang chuẩn bị cho một vị trí hành chính văn phòng, tài liệu này cũng sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về công việc của nhân viên hành chính văn phòng.
Xem thêm: Mô tả công việc giám sát bán hàng đại lý
2. Mẫu bảng mô tả công việc nhân viên hành chính văn phòng theo các tiêu chí sau:
2.1. Trách nhiệm:
Người quản lý văn phòng chịu trách nhiệm tổ chức, điều phối, giám sát và thực hiện các hoạt động hành chính trong công ty. Cụ thể, nhiệm vụ của nhân viên hành chính văn phòng bao gồm quản lý lễ tân, lễ tân, lễ tân, lễ tân cho công ty. Đồng thời, người lao động cũng phải sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, đảm bảo tốt cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện làm việc cho người lao động, mua sắm trang thiết bị, văn phòng phẩm cho công ty. quản lý, thực hiện kế hoạch.
2.2. Mô tả công việc:
Nhân viên hành chính văn phòng có nhiều công việc quan trọng, bao gồm nhận điện thoại, fax, quản lý văn bản đến và đi, quản lý hồ sơ, công văn, văn bản hợp đồng dịch vụ. Ngoài ra, nhân viên còn phải chuẩn bị các biểu mẫu, văn bản hành chính theo yêu cầu của cấp trên, quản lý và trang bị văn phòng phẩm, thiết bị văn phòng cho công ty, lập kế hoạch, theo dõi, bảo trì các thiết bị điện tử như máy vi tính, máy in, máy photocopy. Ngoài ra, nhân viên quản lý văn phòng còn phải thực hiện các công việc khác liên quan đến văn phòng theo yêu cầu của cấp trên. Điều này đòi hỏi nhân viên phải có khả năng đa nhiệm và quản lý công việc tốt.
2.3. Yêu cầu:
Để trở thành một nhân viên quản trị văn phòng giỏi, bạn phải tốt nghiệp Cao đẳng chính quy trở lên và đã có kinh nghiệm làm việc ở các vị trí liên quan đến lĩnh vực Hành chính, Văn phòng. Ngoài ra, nhân viên phải có tác phong làm việc khéo léo, trung thực, trách nhiệm, tự giác, chủ động trong công việc, giao tiếp tốt, kỹ năng vi tính văn phòng tốt. Nếu muốn được đánh giá cao, bạn cần phải có khả năng quản lý thời gian tốt, khả năng đưa ra quyết định chính xác và khả năng làm việc độc lập cũng như theo nhóm. Đây là những kỹ năng quan trọng sẽ giúp bạn thành công và phát triển sự nghiệp của mình trong lĩnh vực này.
Xem thêm: Mẫu bản mô tả công việc hàng ngày của cô giáo mầm non
3. Mẫu bảng mô tả công việc nhân viên hành chính văn phòng theo vị trí công việc:
Mẫu bảng mô tả công việc nhân viên hành chính văn phòng theo chức danh công việc của bạn có thể bao gồm các công việc sau:
3.1. Công việc văn thư:
– Tiếp nhận các công văn, giấy tờ do công ty gửi đến và bàn giao cho cơ quan có thẩm quyền giải quyết. Điều này rất quan trọng để đảm bảo rằng các bên liên quan được thông báo và các vấn đề được giải quyết một cách chính xác và kịp thời.
– Đầu mối gửi các công văn, giấy tờ, tài liệu ra bên ngoài Công ty. Điều quan trọng nữa là đảm bảo rằng thông tin được gửi đến đúng địa chỉ và vào đúng thời điểm.
– Sắp xếp, lưu trữ toàn bộ hệ thống công văn, giấy tờ, hợp đồng và các tài liệu liên quan. Quản lý thông tin rất quan trọng đối với bất kỳ công ty nào, đảm bảo thông tin được lưu trữ và sắp xếp hiệu quả.
– Nhận báo cáo công việc từ cán bộ Công ty (xin về muộn, về sớm, nghỉ ốm, nghỉ phép…). Điều này giúp quản lý nhân viên của công ty dễ dàng hơn và đảm bảo rằng các bên liên quan được cập nhật về hiệu suất của nhân viên.
– Theo dõi và chịu trách nhiệm quản lý tiến độ công việc của Công ty. Điều này rất quan trọng để đảm bảo rằng công việc được hoàn thành đúng hạn và các bên liên quan được thông báo ngay lập tức.
– Theo dõi chế độ bảo hiểm y tế, an sinh xã hội cho nhân viên công ty. Điều này giúp đảm bảo rằng nhân viên của công ty được bảo vệ và an toàn khi làm việc.
– Sắp xếp in ấn, photocopy tài liệu khi cần thiết. Điều này giúp đảm bảo rằng thông tin được phân phối hiệu quả và dễ dàng tiếp cận với các bên liên quan.
3.2. Công tác lễ tân:
– Nghe và tiếp nhận cuộc gọi từ khách hàng liên hệ với Công ty. Điều này giúp đảm bảo rằng các cuộc gọi của khách hàng được trả lời và giải quyết một cách chính xác và kịp thời.
– Hỗ trợ BGĐ tiếp khách tại Công ty. Điều này giúp đảm bảo rằng các cuộc họp và họp mặt của công ty được tổ chức một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.
– Hỗ trợ các cuộc họp nội bộ của Công ty. Điều này giúp đảm bảo rằng các cuộc họp diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
– Tổ chức và chủ trì các hội thảo, hội nghị, lớp học của Công ty. Điều này giúp đảm bảo rằng các sự kiện của công ty được tổ chức một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.
3.3. Hỗ trợ dự án:
– Hỗ trợ team in và đóng gói dự án, xin chữ ký của các thành viên trong và ngoài công ty tham gia chào bán dự án. Hỗ trợ các nhóm dự án là một phần quan trọng của hỗ trợ dự án.
– Hỗ trợ đi thực tế tại các tỉnh (đặt phương tiện đi lại, khách sạn, vé máy bay, thủ tục visa khi cần thiết…). Điều này giúp đảm bảo rằng nhân viên của công ty có thể duy trì năng suất trong suốt quá trình kinh doanh của họ.
– Chuẩn bị các thiết bị, văn phòng phẩm cho đoàn thực địa (máy ghi âm, camera, điện thoại, kết nối nhanh..). Điều này giúp đảm bảo rằng nhân viên của công ty được trang bị đầy đủ các thiết bị cần thiết để thực hiện công việc của họ.
– Chuẩn bị các giấy tờ cần thiết cho công tác địa phương (giấy đi đường, các mẫu voucher…). Điều này giúp đảm bảo rằng nhân viên của công ty có tất cả các tài liệu cần thiết để thực hiện công việc của họ.
– Sắp xếp in ấn, sao chụp tài liệu khi cần thiết. Điều này giúp đảm bảo rằng thông tin được phân phối hiệu quả và dễ dàng tiếp cận với các bên liên quan.
3.4. Quản lý tài sản, trang thiết bị:
– Lập kế hoạch mua sắm, chịu trách nhiệm theo dõi và quản lý tài sản, trang thiết bị trong văn phòng. Điều này giúp đảm bảo tài sản, trang thiết bị của công ty được quản lý và sử dụng hiệu quả.
– Mua sắm văn phòng phẩm, vật tư thông dụng tại Công ty. Điều này giúp đảm bảo rằng nhân viên của công ty có tất cả các nguồn cung cấp họ cần để thực hiện công việc của họ.
– Quản lý, vận hành hệ thống thư viện, sách báo của Công ty. Điều này giúp đảm bảo rằng thông tin được lưu trữ và quản lý hiệu quả.
3.5. Các công việc hành chính khác:
– Hỗ trợ đặt lịch công tác cho lãnh đạo (taxi, nhà hàng, khách sạn, vé máy bay…). Điều này giúp đảm bảo rằng các cuộc họp và họp mặt của công ty được tổ chức một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.
– Mua nhu yếu phẩm (trà, cà phê…) cho văn phòng công ty. Điều này giúp đảm bảo rằng nhân viên của công ty luôn được cung cấp những gì họ cần để thực hiện công việc của mình.
– Tổ chức sinh nhật đối tác trong tháng. Điều này giúp đảm bảo rằng các thành viên trong công ty được nhiều người biết đến và có thể tương tác với nhau.
– Hậu cần cho các sự kiện của Công ty. Điều này giúp đảm bảo rằng các sự kiện của công ty được tổ chức một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.
– Hỗ trợ khách hàng về các dịch vụ của công ty, giải đáp các thắc mắc về dịch vụ. Điều này giúp đảm bảo rằng khách hàng được phục vụ chu đáo và có trải nghiệm tốt với công ty.
– Chuẩn bị các báo cáo, tài liệu cần thiết cho các cuộc họp, hội họp của Công ty. Điều này giúp đảm bảo rằng các cuộc họp và họp mặt của công ty được tổ chức một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.
– Quản lý, cập nhật danh sách khách hàng, đối tác của công ty. Điều này giúp đảm bảo rằng thông tin khách hàng và đối tác được lưu trữ và sắp xếp hiệu quả.
Trả lời các câu hỏi của nhân viên về các chính sách và thủ tục của công ty. Điều này giúp đảm bảo rằng nhân viên của công ty nhận được thông tin chính xác và đầy đủ về công ty và các thủ tục của công ty.
– Lên kế hoạch và hỗ trợ các hoạt động team building của công ty. Điều này giúp đảm bảo nhân viên của công ty có một môi trường làm việc tích cực và thân thiện.
– Hỗ trợ các bộ phận khác trong công ty khi cần. Điều này giúp đảm bảo rằng công ty hoạt động trơn tru và hiệu quả.
Bạn thấy bài viết Mẫu bảng mô tả công việc nhân viên hành chính văn phòng có giải quyết đươc vấn đề bạn tìm hiểu không?, nếu không hãy comment góp ý thêm về Mẫu bảng mô tả công việc nhân viên hành chính văn phòng bên dưới để thpttranhungdao.edu.vn có thể chỉnh sửa & cải thiện nội dung tốt hơn cho độc giả nhé! Cám ơn bạn đã ghé thăm Website Trường THPT Trần Hưng Đạo
Chuyên mục: Kiến thức chung
Nguồn: thpttranhungdao.edu.vn
Trả lời