Cùng đọc bài viết với Phòng Giáo dục và Đào tạo Sa Thầy Hướng dẫn cách tạo và quản lý bộ lọc trên Google Sheets.
Cách tạo bộ lọc trong Google Sheets không quá phức tạp. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách lọc trong Google Trang tính Dễ nhất.
- Google Trang tính – Google Trang tính
- Google Trang tính cho iOS
- Google Trang tính cho Android
Sự ra đời của các ứng dụng bảng tính thực sự khiến việc xử lý dữ liệu của con người trở nên đơn giản hơn bao giờ hết. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách lọc trong Google Trang tính. Đây là một tính năng tuyệt vời, không thua kém Microsoft Excel.
Bạn đang xem: Hướng dẫn cách tạo và quản lý bộ lọc trên Google Sheets
Bộ lọc và trình xem bộ lọc trên Google Trang tính có thể giúp bạn phân tích một tập hợp dữ liệu trong bảng tính. Bạn có thể sử dụng các bộ lọc để:
- Hiển thị dữ liệu theo bộ lọc nhất định khi mọi người mở bảng tính.
- Sắp xếp dữ liệu sau khi lọc.
Bạn có thể sử dụng trình xem bộ lọc để:
- Lưu nhiều bộ lọc.
- Đặt tên cho bộ lọc.
- Cho phép nhiều người xem các cửa sổ xem bộ lọc khác nhau cùng một lúc.
- Chia sẻ bộ lọc với người khác.
- Tạo một bản sao hoặc chế độ xem khác có cùng quy tắc.
- Lọc hoặc phân loại bảng tính mà bạn không có quyền chỉnh sửa. Trong trường hợp này, một trình xem bộ lọc tạm thời sẽ được tạo.
1. Phân loại dữ liệu trong Google Sheets
Phân loại dữ liệu trong Google Trang tính là thay đổi thứ tự dữ liệu trong bảng tính. Khi phân loại, bạn nên xem xét hai yếu tố chính:
- Phân loại dữ liệu dựa trên cột nào? Ví dụ: Sắp xếp danh sách bán hàng theo tổng doanh số.
- Làm thế nào để phân loại dữ liệu? Ví dụ: sắp xếp dữ liệu bán hàng từ lớn nhất đến nhỏ nhất.
Chìa khóa sắp xếp chính ở đây là đảm bảo phân loại tất cả thông tin trong bảng. Cụ thể, mỗi hàng trong dữ liệu được gọi là “bản ghi” hoặc điểm dữ liệu. Mỗi hàng chứa một điểm dữ liệu, mỗi hàng có thuộc tính riêng hoặc cách mô tả dữ liệu đó.
Ví dụ: mỗi hàng trong bảng tính có thể đại diện cho số lượng sản phẩm được bán trực tuyến. Sau đó, mỗi cột (thuộc tính) sẽ ghi lại các thông tin chính về đợt giảm giá như thời điểm giảm giá, địa chỉ khách hàng, tổng số lượng.
Khi tổ chức dữ liệu, điều quan trọng là nhóm chúng đúng cách. Nếu bạn chỉ phân loại cột chứa số lần bán hàng, bạn sẽ có một phạm vi dữ liệu không khớp, chẳng hạn như $100 trong doanh số bán hàng được chỉ định sai tên khách hàng.
Đó là lý do tại sao việc phân loại dữ liệu đúng cách lại quan trọng đến vậy. Dưới đây là một vài ví dụ minh họa giúp bạn hiểu rõ hơn.
Cách phân loại dữ liệu trong Google Sheets
Một trong những nhiệm vụ phân loại phổ biến nhất trong Google Trang tính được sắp xếp từ A-Z. Nó luôn làm cho thông tin dễ đọc hơn, đồng thời đơn giản hóa các tìm kiếm theo hàng cụ thể.
Trước khi bắt đầu sắp xếp, bạn cần đánh dấu toàn bộ bảng trước. Thao tác này giảm thiểu khả năng chúng ta vô tình sắp xếp sai cột hoặc chỉ một phần dữ liệu.
Sau khi đánh dấu tất cả dữ liệu, hãy chuyển đến tùy chọn menu Dữ liệu > Phạm vi sắp xếpbạn sẽ thấy ảnh chụp màn hình sau:
Mặc dù có sẵn tùy chọn sắp xếp từ AZ hoặc ZA nhưng việc sử dụng các công cụ tích hợp trong Google Trang tính để sắp xếp sẽ dễ dàng hơn nhiều. Hình minh họa dưới đây là một ví dụ điển hình về điều đó. Rất đơn giản, bạn chỉ cần chọn cột muốn sắp xếp.
Ngoài ra, hãy chắc chắn rằng bạn đang sắp xếp theo hướng mong muốn. Đối với dữ liệu văn bản, bạn có thể sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái hoặc ngược lại.
Khi bạn đã hoàn thành việc đó, bạn sẽ thấy dữ liệu của mình được tổ chức tốt và dễ nhìn. Lưu ý, trong ảnh chụp màn hình bên dưới, bài viết phân loại dữ liệu theo tên công ty mà ứng viên làm việc.
Bạn cũng nên quản lý dữ liệu khi thực hiện phân loại. Trường hợp xấu nhất là bạn chỉ sắp xếp một cột, trong khi phần còn lại của dữ liệu vẫn giữ nguyên. Thực tế ở hình trên, cột ID không còn (1,2,3,4…) để thể hiện tất cả các cột dữ liệu được di chuyển từng bước.
2. Phân loại dữ liệu theo 2 nguyên tắc trên Google Sheets
Phải làm gì khi bạn muốn phân loại thông tin dựa trên hai danh mục? Ví dụ: sắp xếp dữ liệu nhân viên theo mức độ quan tâm & tên công ty.
Vui lòng đánh dấu dữ liệu và sau đó quay lại menu Dữ liệu > Phạm vi sắp xếp. Lần này, bấm vào Thêm một cột sắp xếp khác để thêm một tiêu chí phân loại dữ liệu thứ hai. Bây giờ bạn có thể sắp xếp thông tin dựa trên nhiều quy tắc.
Trong menu này, thứ tự quan trọng. Hãy nhớ quy tắc đầu tiên là “sắp xếp theoquy tắc thứ hai là “sau đó bởi“. Trong ví dụ dưới đây, bài báo đã thiết lập các tiêu chí để phân loại mức độ quan tâm, tiếp theo là công ty. Tất cả đều theo thứ tự bảng chữ cái.
Việc sử dụng trình phân loại đa cấp này thực sự quyết định cách dữ liệu hiển thị. Bạn có thể thêm bao nhiêu quy tắc sắp xếp dữ liệu tùy thích.
Phân loại toàn bộ bảng tính
- Trên máy tính, hãy mở một bảng tính trong Google Trang tính.
- Ở trên cùng, nhấp chuột phải vào cột bạn muốn sắp xếp.
- Nhấp chuột Sắp xếp bảng từ A đến Z hoặc Sắp xếp sheet từ Z đến A.
Sắp xếp theo màu sắc
- Trên máy tính, hãy mở bảng tính trong Google Trang tính.
- Chọn phạm vi ô bạn muốn.
- Nhấp chuột Dữ liệu > Tạo bộ lọc.
- Để xem các tùy chọn bộ lọc, hãy chuyển đến đầu phạm vi và nhấp vào Lọc.
- Sắp xếp theo màu sắc: Chọn văn bản hoặc tô màu để lọc hoặc sắp xếp. Các ô chứa màu bạn chọn để sắp xếp sẽ di chuyển lên trên cùng của phạm vi đó. Bạn có thể sắp xếp theo màu định dạng có điều kiện, không phải màu thay thế.
- Để tắt bộ lọc, hãy nhấp vào Dữ liệu > Tắt bộ lọc.
3. Sử dụng bộ lọc Google Trang tính
Trong khi sắp xếp thay đổi thứ tự dữ liệu trong bảng tính, bộ lọc sẽ thay đổi thông tin hiện có trong bảng tính. Dưới đây là cách áp dụng bộ lọc Google Trang tính để thu hẹp dữ liệu của bạn khi xem.
Để bắt đầu thêm bộ lọc, hãy tô sáng bảng dữ liệu, sau đó chuyển đến Dữ liệu > Tạo bộ lọc trên menu Trang tính.
Bây giờ bộ lọc đã được bật, bạn sẽ thấy một biểu tượng nhỏ ở góc trên bên phải của tiêu đề. Bấm vào biểu tượng đó, bạn sẽ thấy danh sách các giá trị trong cột đó trong menu bật lên như sau:
Trong cửa sổ bật lên này, chỉ cần tắt hoặc bật tiêu chí bạn muốn dữ liệu đáp ứng. Khi được nhấn ĐƯỢC RỒIbảng tính sẽ được thu hẹp, chỉ hiển thị dữ liệu phù hợp với quy tắc bộ lọc mà bạn đã thiết lập trên Google Trang tính.
Tương tự như phân loại, bạn có thể áp dụng nhiều cấp độ lọc. Trong ví dụ bên dưới, bài viết được lọc theo cột lương – Bậc lương.
Đây là một ví dụ hoàn hảo về ý nghĩa của bộ lọc Google Trang tính khi nói đến quản lý dữ liệu. Bằng cách kết hợp các bộ lọc “sở thích” và “mức lương”, bạn có một danh sách rút gọn gồm 2 trong số 100 ứng viên tiềm năng.
Sự khác biệt quan trọng cần lưu ý là việc lọc dữ liệu không xóa hoặc loại bỏ chúng. Dữ liệu nằm trong bảng và chỉ chờ xuất hiện lại khi bạn thay đổi cài đặt bộ lọc.
Tạo, lưu hoặc xóa chế độ xem bộ lọc
Quan trọng: Nếu bạn chỉ có quyền xem bảng tính, bạn có thể tạo trình xem bộ lọc tạm thời mà chỉ bạn mới có thể sử dụng. Google Trang tính sẽ không lưu trình xem bộ lọc này.
- Trên máy tính, hãy mở một bảng tính trong Google Trang tính.
- Nhấp chuột Dữ liệu > Chế độ xem bộ lọc > Tạo chế độ xem bộ lọc mới.
- Sắp xếp & lọc dữ liệu.
- Để đóng trình xem bộ lọc của bạn, ở trên cùng bên phải, hãy nhấp vào Đóng.
- Trình xem bộ lọc của bạn sẽ tự động được lưu.
- Để xóa hoặc xem bộ lọc, ở góc trên cùng bên phải, hãy nhấp vào Tùy chọn > Xóa bỏ hoặc Nhân bản.
Mở một cửa sổ bộ lọc hiện có
- Trên PC của bạn, hãy mở một bảng tính trong Google Trang tính.
- Nhấp chuột Dữ liệu > Chế độ xem bộ lọc.
- Chọn chế độ xem bộ lọc. Bộ lọc của bạn sẽ được áp dụng cho bảng tính.
- Để đóng trình xem bộ lọc, ở trên cùng bên phải, hãy nhấp vào Đóng.
Lưu bộ lọc dưới dạng Chế độ xem bộ lọc
- Trên máy tính, hãy mở một bảng tính trong Google Trang tính.
- Áp dụng một bộ lọc.
- Nhấp chuột Dữ liệu > Chế độ xem bộ lọc > Lưu dưới dạng chế độ xem bộ lọc.
Đổi tên trình xem bộ lọc
- Trên PC của bạn, hãy mở một bảng tính trong Google Trang tính.
- Nhấp vào Dữ liệu > Chế độ xem bộ lọc.
- Chọn một trình xem bộ lọc.
- Ở trên cùng bên trái của bảng tính, bên cạnh Tên, nhấp vào tên cửa sổ chế độ xem bộ lọc và nhập tên mới.
- Bấm phím Enter.
Chia sẻ hoặc gửi liên kết để xem bộ lọc
- Trên PC, hãy mở bảng tính trong Google Trang tính.
- Mở trình xem bộ lọc.
- Sao chép URL. Chia sẻ liên kết xem bộ lọc.
Cách lọc dữ liệu trong Google Sheets trên di động
phân loại dữ liệu
Bạn có thể sắp xếp các cột của các ô theo thứ tự bảng chữ cái hoặc số.
- Trên điện thoại hoặc máy tính bảng của bạn, hãy mở bảng tính trong ứng dụng Google Trang tính.
- Để chọn một cột, hãy chạm vào ký tự ở đầu cột đó.
- Nhấn vào Thêm.
- Cuộn xuống và nhấn vào SẮP XẾP AZ hoặc SẮP XẾP ZA. Dữ liệu của bạn sẽ được phân loại.
Lọc dữ liệu
Mẹo: Hiện tại, trình xem bộ lọc chỉ khả dụng trong phiên bản dành cho máy tính để bàn.
Bộ lọc Google Trang tính cho phép bạn ẩn dữ liệu mà bạn không muốn hiển thị. Bạn vẫn có thể xem toàn bộ dữ liệu khi tắt bộ lọc này.
Lọc theo giá trị
- Mở bảng tính trong ứng dụng Google Trang tính.
- Chạm Thêm > Tạo bộ lọc.
- Nhìn vào cột tiêu đề để xem liệu bộ lọc đã được áp dụng cho bảng tính chưa:
- Đã áp dụng bộ lọc
- Không có bộ lọc nào được áp dụng
- Ở đầu cột bạn muốn lọc, hãy nhấn vào Lọc.
- Thực đơn Sắp xếp và lọc sẽ mở.
- Chạm Tìm kiếm.
- Nhập từ khóa vào thanh tìm kiếm để tìm giá trị hoặc cuộn qua danh sách để xem giá trị trong cột.
- Nhấn vào một mục để bỏ chọn và lọc nó. Bảng tính sẽ được tự động cập nhật.
- Để chọn tất cả các mục, chạm vào Chọn tất cả. Để bỏ chọn tất cả, chạm vào Thông thoáng.
- Để tắt bộ lọc, hãy chạm vào Thêm > Xóa bộ lọc.
Coi chừng dữ liệu “mất tích”
Đây là một vấn đề mọi người thường nghĩ đến khi xử lý dữ liệu được lọc. Thật khó để nói chính xác về điều này. Vì vậy, tốt nhất bạn nên chú ý đến 2 yếu tố sau:
- Biểu tượng bộ lọc ở đầu cột.
- Số hàng trong Google Trang tính ở bên trái.
Hai mẹo này đảm bảo bạn sẽ không bao giờ thiếu dữ liệu trong bảng tính của mình.
Lọc và phân loại là hai công cụ quan trọng để thu hẹp và lựa chọn dữ liệu hiệu quả. Hy vọng bài viết sẽ giúp bạn sử dụng Google Sheets tốt hơn.
Đăng bởi: Phòng Giáo dục và Đào tạo Sa Thầy
Danh mục: Tổng hợp
[toggle title=”xem thêm thông tin chi tiết về Hướng dẫn cách tạo và quản lý bộ lọc trên Google Sheets” state=”close”]
Hướng dẫn cách tạo và quản lý bộ lọc trên Google Sheets
Hình Ảnh về: Hướng dẫn cách tạo và quản lý bộ lọc trên Google Sheets
Video về: Hướng dẫn cách tạo và quản lý bộ lọc trên Google Sheets
Wiki về Hướng dẫn cách tạo và quản lý bộ lọc trên Google Sheets
Hướng dẫn cách tạo và quản lý bộ lọc trên Google Sheets -
Cùng đọc bài viết với Phòng Giáo dục và Đào tạo Sa Thầy Hướng dẫn cách tạo và quản lý bộ lọc trên Google Sheets.
Cách tạo bộ lọc trong Google Sheets không quá phức tạp. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách lọc trong Google Trang tính Dễ nhất.
- Google Trang tính – Google Trang tính
- Google Trang tính cho iOS
- Google Trang tính cho Android
Sự ra đời của các ứng dụng bảng tính thực sự khiến việc xử lý dữ liệu của con người trở nên đơn giản hơn bao giờ hết. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách lọc trong Google Trang tính. Đây là một tính năng tuyệt vời, không thua kém Microsoft Excel.
Bạn đang xem: Hướng dẫn cách tạo và quản lý bộ lọc trên Google Sheets
Bộ lọc và trình xem bộ lọc trên Google Trang tính có thể giúp bạn phân tích một tập hợp dữ liệu trong bảng tính. Bạn có thể sử dụng các bộ lọc để:
- Hiển thị dữ liệu theo bộ lọc nhất định khi mọi người mở bảng tính.
- Sắp xếp dữ liệu sau khi lọc.
Bạn có thể sử dụng trình xem bộ lọc để:
- Lưu nhiều bộ lọc.
- Đặt tên cho bộ lọc.
- Cho phép nhiều người xem các cửa sổ xem bộ lọc khác nhau cùng một lúc.
- Chia sẻ bộ lọc với người khác.
- Tạo một bản sao hoặc chế độ xem khác có cùng quy tắc.
- Lọc hoặc phân loại bảng tính mà bạn không có quyền chỉnh sửa. Trong trường hợp này, một trình xem bộ lọc tạm thời sẽ được tạo.
1. Phân loại dữ liệu trong Google Sheets
Phân loại dữ liệu trong Google Trang tính là thay đổi thứ tự dữ liệu trong bảng tính. Khi phân loại, bạn nên xem xét hai yếu tố chính:
- Phân loại dữ liệu dựa trên cột nào? Ví dụ: Sắp xếp danh sách bán hàng theo tổng doanh số.
- Làm thế nào để phân loại dữ liệu? Ví dụ: sắp xếp dữ liệu bán hàng từ lớn nhất đến nhỏ nhất.
Chìa khóa sắp xếp chính ở đây là đảm bảo phân loại tất cả thông tin trong bảng. Cụ thể, mỗi hàng trong dữ liệu được gọi là “bản ghi” hoặc điểm dữ liệu. Mỗi hàng chứa một điểm dữ liệu, mỗi hàng có thuộc tính riêng hoặc cách mô tả dữ liệu đó.
Ví dụ: mỗi hàng trong bảng tính có thể đại diện cho số lượng sản phẩm được bán trực tuyến. Sau đó, mỗi cột (thuộc tính) sẽ ghi lại các thông tin chính về đợt giảm giá như thời điểm giảm giá, địa chỉ khách hàng, tổng số lượng.
Khi tổ chức dữ liệu, điều quan trọng là nhóm chúng đúng cách. Nếu bạn chỉ phân loại cột chứa số lần bán hàng, bạn sẽ có một phạm vi dữ liệu không khớp, chẳng hạn như $100 trong doanh số bán hàng được chỉ định sai tên khách hàng.
Đó là lý do tại sao việc phân loại dữ liệu đúng cách lại quan trọng đến vậy. Dưới đây là một vài ví dụ minh họa giúp bạn hiểu rõ hơn.
Cách phân loại dữ liệu trong Google Sheets
Một trong những nhiệm vụ phân loại phổ biến nhất trong Google Trang tính được sắp xếp từ A-Z. Nó luôn làm cho thông tin dễ đọc hơn, đồng thời đơn giản hóa các tìm kiếm theo hàng cụ thể.
Trước khi bắt đầu sắp xếp, bạn cần đánh dấu toàn bộ bảng trước. Thao tác này giảm thiểu khả năng chúng ta vô tình sắp xếp sai cột hoặc chỉ một phần dữ liệu.
Sau khi đánh dấu tất cả dữ liệu, hãy chuyển đến tùy chọn menu Dữ liệu > Phạm vi sắp xếpbạn sẽ thấy ảnh chụp màn hình sau:
Mặc dù có sẵn tùy chọn sắp xếp từ AZ hoặc ZA nhưng việc sử dụng các công cụ tích hợp trong Google Trang tính để sắp xếp sẽ dễ dàng hơn nhiều. Hình minh họa dưới đây là một ví dụ điển hình về điều đó. Rất đơn giản, bạn chỉ cần chọn cột muốn sắp xếp.
Ngoài ra, hãy chắc chắn rằng bạn đang sắp xếp theo hướng mong muốn. Đối với dữ liệu văn bản, bạn có thể sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái hoặc ngược lại.
Khi bạn đã hoàn thành việc đó, bạn sẽ thấy dữ liệu của mình được tổ chức tốt và dễ nhìn. Lưu ý, trong ảnh chụp màn hình bên dưới, bài viết phân loại dữ liệu theo tên công ty mà ứng viên làm việc.
Bạn cũng nên quản lý dữ liệu khi thực hiện phân loại. Trường hợp xấu nhất là bạn chỉ sắp xếp một cột, trong khi phần còn lại của dữ liệu vẫn giữ nguyên. Thực tế ở hình trên, cột ID không còn (1,2,3,4…) để thể hiện tất cả các cột dữ liệu được di chuyển từng bước.
2. Phân loại dữ liệu theo 2 nguyên tắc trên Google Sheets
Phải làm gì khi bạn muốn phân loại thông tin dựa trên hai danh mục? Ví dụ: sắp xếp dữ liệu nhân viên theo mức độ quan tâm & tên công ty.
Vui lòng đánh dấu dữ liệu và sau đó quay lại menu Dữ liệu > Phạm vi sắp xếp. Lần này, bấm vào Thêm một cột sắp xếp khác để thêm một tiêu chí phân loại dữ liệu thứ hai. Bây giờ bạn có thể sắp xếp thông tin dựa trên nhiều quy tắc.
Trong menu này, thứ tự quan trọng. Hãy nhớ quy tắc đầu tiên là “sắp xếp theoquy tắc thứ hai là “sau đó bởi". Trong ví dụ dưới đây, bài báo đã thiết lập các tiêu chí để phân loại mức độ quan tâm, tiếp theo là công ty. Tất cả đều theo thứ tự bảng chữ cái.
Việc sử dụng trình phân loại đa cấp này thực sự quyết định cách dữ liệu hiển thị. Bạn có thể thêm bao nhiêu quy tắc sắp xếp dữ liệu tùy thích.
Phân loại toàn bộ bảng tính
- Trên máy tính, hãy mở một bảng tính trong Google Trang tính.
- Ở trên cùng, nhấp chuột phải vào cột bạn muốn sắp xếp.
- Nhấp chuột Sắp xếp bảng từ A đến Z hoặc Sắp xếp sheet từ Z đến A.
Sắp xếp theo màu sắc
- Trên máy tính, hãy mở bảng tính trong Google Trang tính.
- Chọn phạm vi ô bạn muốn.
- Nhấp chuột Dữ liệu > Tạo bộ lọc.
- Để xem các tùy chọn bộ lọc, hãy chuyển đến đầu phạm vi và nhấp vào Lọc.
- Sắp xếp theo màu sắc: Chọn văn bản hoặc tô màu để lọc hoặc sắp xếp. Các ô chứa màu bạn chọn để sắp xếp sẽ di chuyển lên trên cùng của phạm vi đó. Bạn có thể sắp xếp theo màu định dạng có điều kiện, không phải màu thay thế.
- Để tắt bộ lọc, hãy nhấp vào Dữ liệu > Tắt bộ lọc.
3. Sử dụng bộ lọc Google Trang tính
Trong khi sắp xếp thay đổi thứ tự dữ liệu trong bảng tính, bộ lọc sẽ thay đổi thông tin hiện có trong bảng tính. Dưới đây là cách áp dụng bộ lọc Google Trang tính để thu hẹp dữ liệu của bạn khi xem.
Để bắt đầu thêm bộ lọc, hãy tô sáng bảng dữ liệu, sau đó chuyển đến Dữ liệu > Tạo bộ lọc trên menu Trang tính.
Bây giờ bộ lọc đã được bật, bạn sẽ thấy một biểu tượng nhỏ ở góc trên bên phải của tiêu đề. Bấm vào biểu tượng đó, bạn sẽ thấy danh sách các giá trị trong cột đó trong menu bật lên như sau:
Trong cửa sổ bật lên này, chỉ cần tắt hoặc bật tiêu chí bạn muốn dữ liệu đáp ứng. Khi được nhấn ĐƯỢC RỒIbảng tính sẽ được thu hẹp, chỉ hiển thị dữ liệu phù hợp với quy tắc bộ lọc mà bạn đã thiết lập trên Google Trang tính.
Tương tự như phân loại, bạn có thể áp dụng nhiều cấp độ lọc. Trong ví dụ bên dưới, bài viết được lọc theo cột lương – Bậc lương.
Đây là một ví dụ hoàn hảo về ý nghĩa của bộ lọc Google Trang tính khi nói đến quản lý dữ liệu. Bằng cách kết hợp các bộ lọc “sở thích” và “mức lương”, bạn có một danh sách rút gọn gồm 2 trong số 100 ứng viên tiềm năng.
Sự khác biệt quan trọng cần lưu ý là việc lọc dữ liệu không xóa hoặc loại bỏ chúng. Dữ liệu nằm trong bảng và chỉ chờ xuất hiện lại khi bạn thay đổi cài đặt bộ lọc.
Tạo, lưu hoặc xóa chế độ xem bộ lọc
Quan trọng: Nếu bạn chỉ có quyền xem bảng tính, bạn có thể tạo trình xem bộ lọc tạm thời mà chỉ bạn mới có thể sử dụng. Google Trang tính sẽ không lưu trình xem bộ lọc này.
- Trên máy tính, hãy mở một bảng tính trong Google Trang tính.
- Nhấp chuột Dữ liệu > Chế độ xem bộ lọc > Tạo chế độ xem bộ lọc mới.
- Sắp xếp & lọc dữ liệu.
- Để đóng trình xem bộ lọc của bạn, ở trên cùng bên phải, hãy nhấp vào Đóng.
- Trình xem bộ lọc của bạn sẽ tự động được lưu.
- Để xóa hoặc xem bộ lọc, ở góc trên cùng bên phải, hãy nhấp vào Tùy chọn > Xóa bỏ hoặc Nhân bản.
Mở một cửa sổ bộ lọc hiện có
- Trên PC của bạn, hãy mở một bảng tính trong Google Trang tính.
- Nhấp chuột Dữ liệu > Chế độ xem bộ lọc.
- Chọn chế độ xem bộ lọc. Bộ lọc của bạn sẽ được áp dụng cho bảng tính.
- Để đóng trình xem bộ lọc, ở trên cùng bên phải, hãy nhấp vào Đóng.
Lưu bộ lọc dưới dạng Chế độ xem bộ lọc
- Trên máy tính, hãy mở một bảng tính trong Google Trang tính.
- Áp dụng một bộ lọc.
- Nhấp chuột Dữ liệu > Chế độ xem bộ lọc > Lưu dưới dạng chế độ xem bộ lọc.
Đổi tên trình xem bộ lọc
- Trên PC của bạn, hãy mở một bảng tính trong Google Trang tính.
- Nhấp vào Dữ liệu > Chế độ xem bộ lọc.
- Chọn một trình xem bộ lọc.
- Ở trên cùng bên trái của bảng tính, bên cạnh Tên, nhấp vào tên cửa sổ chế độ xem bộ lọc và nhập tên mới.
- Bấm phím Enter.
Chia sẻ hoặc gửi liên kết để xem bộ lọc
- Trên PC, hãy mở bảng tính trong Google Trang tính.
- Mở trình xem bộ lọc.
- Sao chép URL. Chia sẻ liên kết xem bộ lọc.
Cách lọc dữ liệu trong Google Sheets trên di động
phân loại dữ liệu
Bạn có thể sắp xếp các cột của các ô theo thứ tự bảng chữ cái hoặc số.
- Trên điện thoại hoặc máy tính bảng của bạn, hãy mở bảng tính trong ứng dụng Google Trang tính.
- Để chọn một cột, hãy chạm vào ký tự ở đầu cột đó.
- Nhấn vào Thêm.
- Cuộn xuống và nhấn vào SẮP XẾP AZ hoặc SẮP XẾP ZA. Dữ liệu của bạn sẽ được phân loại.
Lọc dữ liệu
Mẹo: Hiện tại, trình xem bộ lọc chỉ khả dụng trong phiên bản dành cho máy tính để bàn.
Bộ lọc Google Trang tính cho phép bạn ẩn dữ liệu mà bạn không muốn hiển thị. Bạn vẫn có thể xem toàn bộ dữ liệu khi tắt bộ lọc này.
Lọc theo giá trị
- Mở bảng tính trong ứng dụng Google Trang tính.
- Chạm Thêm > Tạo bộ lọc.
- Nhìn vào cột tiêu đề để xem liệu bộ lọc đã được áp dụng cho bảng tính chưa:
- Đã áp dụng bộ lọc
- Không có bộ lọc nào được áp dụng
- Ở đầu cột bạn muốn lọc, hãy nhấn vào Lọc.
- Thực đơn Sắp xếp và lọc sẽ mở.
- Chạm Tìm kiếm.
- Nhập từ khóa vào thanh tìm kiếm để tìm giá trị hoặc cuộn qua danh sách để xem giá trị trong cột.
- Nhấn vào một mục để bỏ chọn và lọc nó. Bảng tính sẽ được tự động cập nhật.
- Để chọn tất cả các mục, chạm vào Chọn tất cả. Để bỏ chọn tất cả, chạm vào Thông thoáng.
- Để tắt bộ lọc, hãy chạm vào Thêm > Xóa bộ lọc.
Coi chừng dữ liệu “mất tích”
Đây là một vấn đề mọi người thường nghĩ đến khi xử lý dữ liệu được lọc. Thật khó để nói chính xác về điều này. Vì vậy, tốt nhất bạn nên chú ý đến 2 yếu tố sau:
- Biểu tượng bộ lọc ở đầu cột.
- Số hàng trong Google Trang tính ở bên trái.
Hai mẹo này đảm bảo bạn sẽ không bao giờ thiếu dữ liệu trong bảng tính của mình.
Lọc và phân loại là hai công cụ quan trọng để thu hẹp và lựa chọn dữ liệu hiệu quả. Hy vọng bài viết sẽ giúp bạn sử dụng Google Sheets tốt hơn.
Đăng bởi: Phòng Giáo dục và Đào tạo Sa Thầy
Danh mục: Tổng hợp
[rule_{ruleNumber}]
[box type=”note” align=”” class=”” 43943″ fifu-featured=”1″ decoding=”async” alt=”Hướng dẫn chi tiết cách quản lý thông tin trong Google Sheets” class=”lazy” src=”https://vietjack.edu.vn/wp-content/uploads/2022/02/Sheets-Sort-and-Filter-Illustration.jpg”>
- Google Trang tính – Google Trang tính
- Google Trang tính cho iOS
- Google Trang tính cho Android
Sự ra đời của các ứng dụng bảng tính thực sự khiến việc xử lý dữ liệu của con người trở nên đơn giản hơn bao giờ hết. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách lọc trong Google Trang tính. Đây là một tính năng tuyệt vời, không thua kém Microsoft Excel.
Bạn đang xem: Hướng dẫn cách tạo và quản lý bộ lọc trên Google Sheets
Bộ lọc và trình xem bộ lọc trên Google Trang tính có thể giúp bạn phân tích một tập hợp dữ liệu trong bảng tính. Bạn có thể sử dụng các bộ lọc để:
- Hiển thị dữ liệu theo bộ lọc nhất định khi mọi người mở bảng tính.
- Sắp xếp dữ liệu sau khi lọc.
Bạn có thể sử dụng trình xem bộ lọc để:
- Lưu nhiều bộ lọc.
- Đặt tên cho bộ lọc.
- Cho phép nhiều người xem các cửa sổ xem bộ lọc khác nhau cùng một lúc.
- Chia sẻ bộ lọc với người khác.
- Tạo một bản sao hoặc chế độ xem khác có cùng quy tắc.
- Lọc hoặc phân loại bảng tính mà bạn không có quyền chỉnh sửa. Trong trường hợp này, một trình xem bộ lọc tạm thời sẽ được tạo.
1. Phân loại dữ liệu trong Google Sheets
Phân loại dữ liệu trong Google Trang tính là thay đổi thứ tự dữ liệu trong bảng tính. Khi phân loại, bạn nên xem xét hai yếu tố chính:
- Phân loại dữ liệu dựa trên cột nào? Ví dụ: Sắp xếp danh sách bán hàng theo tổng doanh số.
- Làm thế nào để phân loại dữ liệu? Ví dụ: sắp xếp dữ liệu bán hàng từ lớn nhất đến nhỏ nhất.
Chìa khóa sắp xếp chính ở đây là đảm bảo phân loại tất cả thông tin trong bảng. Cụ thể, mỗi hàng trong dữ liệu được gọi là “bản ghi” hoặc điểm dữ liệu. Mỗi hàng chứa một điểm dữ liệu, mỗi hàng có thuộc tính riêng hoặc cách mô tả dữ liệu đó.
Ví dụ: mỗi hàng trong bảng tính có thể đại diện cho số lượng sản phẩm được bán trực tuyến. Sau đó, mỗi cột (thuộc tính) sẽ ghi lại các thông tin chính về đợt giảm giá như thời điểm giảm giá, địa chỉ khách hàng, tổng số lượng.
Khi tổ chức dữ liệu, điều quan trọng là nhóm chúng đúng cách. Nếu bạn chỉ phân loại cột chứa số lần bán hàng, bạn sẽ có một phạm vi dữ liệu không khớp, chẳng hạn như $100 trong doanh số bán hàng được chỉ định sai tên khách hàng.
Đó là lý do tại sao việc phân loại dữ liệu đúng cách lại quan trọng đến vậy. Dưới đây là một vài ví dụ minh họa giúp bạn hiểu rõ hơn.
Cách phân loại dữ liệu trong Google Sheets
Một trong những nhiệm vụ phân loại phổ biến nhất trong Google Trang tính được sắp xếp từ A-Z. Nó luôn làm cho thông tin dễ đọc hơn, đồng thời đơn giản hóa các tìm kiếm theo hàng cụ thể.
Trước khi bắt đầu sắp xếp, bạn cần đánh dấu toàn bộ bảng trước. Thao tác này giảm thiểu khả năng chúng ta vô tình sắp xếp sai cột hoặc chỉ một phần dữ liệu.
Sau khi đánh dấu tất cả dữ liệu, hãy chuyển đến tùy chọn menu Dữ liệu > Phạm vi sắp xếpbạn sẽ thấy ảnh chụp màn hình sau:
Mặc dù có sẵn tùy chọn sắp xếp từ AZ hoặc ZA nhưng việc sử dụng các công cụ tích hợp trong Google Trang tính để sắp xếp sẽ dễ dàng hơn nhiều. Hình minh họa dưới đây là một ví dụ điển hình về điều đó. Rất đơn giản, bạn chỉ cần chọn cột muốn sắp xếp.
Ngoài ra, hãy chắc chắn rằng bạn đang sắp xếp theo hướng mong muốn. Đối với dữ liệu văn bản, bạn có thể sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái hoặc ngược lại.
Khi bạn đã hoàn thành việc đó, bạn sẽ thấy dữ liệu của mình được tổ chức tốt và dễ nhìn. Lưu ý, trong ảnh chụp màn hình bên dưới, bài viết phân loại dữ liệu theo tên công ty mà ứng viên làm việc.
Bạn cũng nên quản lý dữ liệu khi thực hiện phân loại. Trường hợp xấu nhất là bạn chỉ sắp xếp một cột, trong khi phần còn lại của dữ liệu vẫn giữ nguyên. Thực tế ở hình trên, cột ID không còn (1,2,3,4…) để thể hiện tất cả các cột dữ liệu được di chuyển từng bước.
2. Phân loại dữ liệu theo 2 nguyên tắc trên Google Sheets
Phải làm gì khi bạn muốn phân loại thông tin dựa trên hai danh mục? Ví dụ: sắp xếp dữ liệu nhân viên theo mức độ quan tâm & tên công ty.
Vui lòng đánh dấu dữ liệu và sau đó quay lại menu Dữ liệu > Phạm vi sắp xếp. Lần này, bấm vào Thêm một cột sắp xếp khác để thêm một tiêu chí phân loại dữ liệu thứ hai. Bây giờ bạn có thể sắp xếp thông tin dựa trên nhiều quy tắc.
Trong menu này, thứ tự quan trọng. Hãy nhớ quy tắc đầu tiên là “sắp xếp theoquy tắc thứ hai là “sau đó bởi“. Trong ví dụ dưới đây, bài báo đã thiết lập các tiêu chí để phân loại mức độ quan tâm, tiếp theo là công ty. Tất cả đều theo thứ tự bảng chữ cái.
Việc sử dụng trình phân loại đa cấp này thực sự quyết định cách dữ liệu hiển thị. Bạn có thể thêm bao nhiêu quy tắc sắp xếp dữ liệu tùy thích.
Phân loại toàn bộ bảng tính
- Trên máy tính, hãy mở một bảng tính trong Google Trang tính.
- Ở trên cùng, nhấp chuột phải vào cột bạn muốn sắp xếp.
- Nhấp chuột Sắp xếp bảng từ A đến Z hoặc Sắp xếp sheet từ Z đến A.
Sắp xếp theo màu sắc
- Trên máy tính, hãy mở bảng tính trong Google Trang tính.
- Chọn phạm vi ô bạn muốn.
- Nhấp chuột Dữ liệu > Tạo bộ lọc.
- Để xem các tùy chọn bộ lọc, hãy chuyển đến đầu phạm vi và nhấp vào Lọc.
- Sắp xếp theo màu sắc: Chọn văn bản hoặc tô màu để lọc hoặc sắp xếp. Các ô chứa màu bạn chọn để sắp xếp sẽ di chuyển lên trên cùng của phạm vi đó. Bạn có thể sắp xếp theo màu định dạng có điều kiện, không phải màu thay thế.
- Để tắt bộ lọc, hãy nhấp vào Dữ liệu > Tắt bộ lọc.
3. Sử dụng bộ lọc Google Trang tính
Trong khi sắp xếp thay đổi thứ tự dữ liệu trong bảng tính, bộ lọc sẽ thay đổi thông tin hiện có trong bảng tính. Dưới đây là cách áp dụng bộ lọc Google Trang tính để thu hẹp dữ liệu của bạn khi xem.
Để bắt đầu thêm bộ lọc, hãy tô sáng bảng dữ liệu, sau đó chuyển đến Dữ liệu > Tạo bộ lọc trên menu Trang tính.
Bây giờ bộ lọc đã được bật, bạn sẽ thấy một biểu tượng nhỏ ở góc trên bên phải của tiêu đề. Bấm vào biểu tượng đó, bạn sẽ thấy danh sách các giá trị trong cột đó trong menu bật lên như sau:
Trong cửa sổ bật lên này, chỉ cần tắt hoặc bật tiêu chí bạn muốn dữ liệu đáp ứng. Khi được nhấn ĐƯỢC RỒIbảng tính sẽ được thu hẹp, chỉ hiển thị dữ liệu phù hợp với quy tắc bộ lọc mà bạn đã thiết lập trên Google Trang tính.
Tương tự như phân loại, bạn có thể áp dụng nhiều cấp độ lọc. Trong ví dụ bên dưới, bài viết được lọc theo cột lương – Bậc lương.
Đây là một ví dụ hoàn hảo về ý nghĩa của bộ lọc Google Trang tính khi nói đến quản lý dữ liệu. Bằng cách kết hợp các bộ lọc “sở thích” và “mức lương”, bạn có một danh sách rút gọn gồm 2 trong số 100 ứng viên tiềm năng.
Sự khác biệt quan trọng cần lưu ý là việc lọc dữ liệu không xóa hoặc loại bỏ chúng. Dữ liệu nằm trong bảng và chỉ chờ xuất hiện lại khi bạn thay đổi cài đặt bộ lọc.
Tạo, lưu hoặc xóa chế độ xem bộ lọc
Quan trọng: Nếu bạn chỉ có quyền xem bảng tính, bạn có thể tạo trình xem bộ lọc tạm thời mà chỉ bạn mới có thể sử dụng. Google Trang tính sẽ không lưu trình xem bộ lọc này.
- Trên máy tính, hãy mở một bảng tính trong Google Trang tính.
- Nhấp chuột Dữ liệu > Chế độ xem bộ lọc > Tạo chế độ xem bộ lọc mới.
- Sắp xếp & lọc dữ liệu.
- Để đóng trình xem bộ lọc của bạn, ở trên cùng bên phải, hãy nhấp vào Đóng.
- Trình xem bộ lọc của bạn sẽ tự động được lưu.
- Để xóa hoặc xem bộ lọc, ở góc trên cùng bên phải, hãy nhấp vào Tùy chọn > Xóa bỏ hoặc Nhân bản.
Mở một cửa sổ bộ lọc hiện có
- Trên PC của bạn, hãy mở một bảng tính trong Google Trang tính.
- Nhấp chuột Dữ liệu > Chế độ xem bộ lọc.
- Chọn chế độ xem bộ lọc. Bộ lọc của bạn sẽ được áp dụng cho bảng tính.
- Để đóng trình xem bộ lọc, ở trên cùng bên phải, hãy nhấp vào Đóng.
Lưu bộ lọc dưới dạng Chế độ xem bộ lọc
- Trên máy tính, hãy mở một bảng tính trong Google Trang tính.
- Áp dụng một bộ lọc.
- Nhấp chuột Dữ liệu > Chế độ xem bộ lọc > Lưu dưới dạng chế độ xem bộ lọc.
Đổi tên trình xem bộ lọc
- Trên PC của bạn, hãy mở một bảng tính trong Google Trang tính.
- Nhấp vào Dữ liệu > Chế độ xem bộ lọc.
- Chọn một trình xem bộ lọc.
- Ở trên cùng bên trái của bảng tính, bên cạnh Tên, nhấp vào tên cửa sổ chế độ xem bộ lọc và nhập tên mới.
- Bấm phím Enter.
Chia sẻ hoặc gửi liên kết để xem bộ lọc
- Trên PC, hãy mở bảng tính trong Google Trang tính.
- Mở trình xem bộ lọc.
- Sao chép URL. Chia sẻ liên kết xem bộ lọc.
Cách lọc dữ liệu trong Google Sheets trên di động
phân loại dữ liệu
Bạn có thể sắp xếp các cột của các ô theo thứ tự bảng chữ cái hoặc số.
- Trên điện thoại hoặc máy tính bảng của bạn, hãy mở bảng tính trong ứng dụng Google Trang tính.
- Để chọn một cột, hãy chạm vào ký tự ở đầu cột đó.
- Nhấn vào Thêm.
- Cuộn xuống và nhấn vào SẮP XẾP AZ hoặc SẮP XẾP ZA. Dữ liệu của bạn sẽ được phân loại.
Lọc dữ liệu
Mẹo: Hiện tại, trình xem bộ lọc chỉ khả dụng trong phiên bản dành cho máy tính để bàn.
Bộ lọc Google Trang tính cho phép bạn ẩn dữ liệu mà bạn không muốn hiển thị. Bạn vẫn có thể xem toàn bộ dữ liệu khi tắt bộ lọc này.
Lọc theo giá trị
- Mở bảng tính trong ứng dụng Google Trang tính.
- Chạm Thêm > Tạo bộ lọc.
- Nhìn vào cột tiêu đề để xem liệu bộ lọc đã được áp dụng cho bảng tính chưa:
- Đã áp dụng bộ lọc
- Không có bộ lọc nào được áp dụng
- Ở đầu cột bạn muốn lọc, hãy nhấn vào Lọc.
- Thực đơn Sắp xếp và lọc sẽ mở.
- Chạm Tìm kiếm.
- Nhập từ khóa vào thanh tìm kiếm để tìm giá trị hoặc cuộn qua danh sách để xem giá trị trong cột.
- Nhấn vào một mục để bỏ chọn và lọc nó. Bảng tính sẽ được tự động cập nhật.
- Để chọn tất cả các mục, chạm vào Chọn tất cả. Để bỏ chọn tất cả, chạm vào Thông thoáng.
- Để tắt bộ lọc, hãy chạm vào Thêm > Xóa bộ lọc.
Coi chừng dữ liệu “mất tích”
Đây là một vấn đề mọi người thường nghĩ đến khi xử lý dữ liệu được lọc. Thật khó để nói chính xác về điều này. Vì vậy, tốt nhất bạn nên chú ý đến 2 yếu tố sau:
- Biểu tượng bộ lọc ở đầu cột.
- Số hàng trong Google Trang tính ở bên trái.
Hai mẹo này đảm bảo bạn sẽ không bao giờ thiếu dữ liệu trong bảng tính của mình.
Lọc và phân loại là hai công cụ quan trọng để thu hẹp và lựa chọn dữ liệu hiệu quả. Hy vọng bài viết sẽ giúp bạn sử dụng Google Sheets tốt hơn.
Đăng bởi: Phòng Giáo dục và Đào tạo Sa Thầy
Danh mục: Tổng hợp
[/box]
#Hướng #dẫn #cách #tạo #và #quản #lý #bộ #lọc #trên #Google #Sheets
[/toggle]
Bạn thấy bài viết Hướng dẫn cách tạo và quản lý bộ lọc trên Google Sheets có giải quyết đươc vấn đề bạn tìm hiểu không?, nếu không hãy comment góp ý thêm về Hướng dẫn cách tạo và quản lý bộ lọc trên Google Sheets bên dưới để thpttranhungdao.edu.vn có thể chỉnh sửa & cải thiện nội dung tốt hơn cho độc giả nhé! Cám ơn bạn đã ghé thăm Website Trường THPT Trần Hưng Đạo
Chuyên mục: Văn học
#Hướng #dẫn #cách #tạo #và #quản #lý #bộ #lọc #trên #Google #Sheets
Trả lời