Đối với doanh nghiệp, bước trước nhất sau lúc thu được bất kỳ khiếu nại nào về chất lượng, thứ tự dịch vụ là gửi email xin lỗi người mua. Để email xin lỗi thực sự hiệu quả, bạn cần biết cách viết sao cho hợp lý, trình bày thái độ thật tình để có thể xoa dịu người mua từ đó tìm ra hướng khắc phục tốt nhất.
Sơ sót trong quá trình hỗ trợ thành phầm và dịch vụ cho người mua là điều ko mong muốn. Tuy nhiên, nó vẫn diễn ra khá thường xuyên trong quá trình làm việc. Sự khác lạ là ở cách xử lý những lỗi này của mỗi người. Trong mọi trường hợp, hãy viết một email nhiều năm kinh nghiệm xin lỗi người mua, thừa nhận sai trái của bạn và đề xuất giải pháp kịp thời.
Email xin lỗi người mua ko quá khó viết
I. Cách viết email xin lỗi người mua
1. Nói ngay “Xin lỗi…”
Một lời xin lỗi đơn giản, thật tình sẽ xoa dịu người mua đang tức giận và giữ gìn hình ảnh cũng như tiếng tăm của doanh nghiệp bạn. Thay vì quyết tâm giảng giải hoặc bào chữa như “Tôi xin lỗi nhưng…“Sau đó chỉ cần”Tôi xin lỗi, đây thực sự là một sai trái từ phía chúng tôi“Có thể giúp bạn duy trì mối quan hệ với người mua của mình.
2. Thừa nhận sai trái
Mặc dù điều này có thể làm tổn thương lòng tự trọng của bạn, đặc trưng là lúc bạn tin rằng đó ko phải lỗi của mình. Tuy nhiên, hãy thử đặt mình vào vị trí của người mua để nhìn nhận vấn đề một cách khách quan nhất. Biết đâu, bằng một cách nào đó, bạn đã vô tình mắc sai trái. Bất kể lỗi lầm lớn hay nhỏ, sự trung thực và thật tình của bạn sẽ được giám định rất cao.
Đọc thêm: Mẫu lời cảm ơn, lời cảm ơn người mua cuối năm
3. Đưa ra lời giảng giải
Cách tốt nhất để xoa dịu cơn giận của người nào đó là cho họ thấy rằng bạn đã trông thấy sai trái nhưng mà mình đã mắc phải. Sau đó, bạn có thể giảng giải ngắn gọn điều gì đã xảy ra và vì sao. Tuy nhiên, đừng nhầm điều này với việc bào chữa, che giấu sai trái. Hãy tiếp cận vấn đề một cách khách quan dưới nhiều góc độ, biết đâu người mua có thể đồng cảm với bạn.
4. Thừa nhận đã tác động tới người mua
Trên thực tiễn, hồ hết người mua đều hiểu những vấn đề có thể phát sinh trong quá trình làm việc: máy chủ bị treo, email rơi vào thư mục spam hoặc viên chức nghỉ ốm,… Tuy nhiên, nếu những vấn đề này có tác động tiêu cực thì sao. Lúc nói tới nhu cầu của họ, thật khó để bỏ qua mọi thứ. Do đó, hãy chủ động thừa nhận rằng bạn đã làm gián đoạn trải nghiệm của người mua để ko đẩy mọi thứ ra ngoài tầm kiểm soát.
5. Đưa ra giải pháp
Lời xin lỗi sẽ ko hiệu quả nếu bạn ko thể tìm ra cách khắc phục sự cố. Suy cho cùng, bạn vẫn phải làm mọi cách để giữ chân người mua cũng như giữ gìn uy tín của doanh nghiệp. Bằng cách chủ động đề xuất các giải pháp khắc phục và bồi thường thiệt hại nếu cần thiết, người mua sẽ cảm thấy được tôn trọng.
6. Mong khách bỏ qua
Hãy đặt mình vào vị trí của người mua, bạn sẽ hoàn toàn bị thuyết phục nếu đối phương thực sự trông thấy lỗi lầm và cầu xin sự tha thứ. Điều này cho thấy rằng bạn ko chỉ nói một lời xin lỗi sáo rỗng nhưng mà còn trình bày sự thật tình vào đó.
Tuy nhiên, bạn ko cần quá lạm dụng điều này. Một câu đơn giản như “Tôi thực sự kỳ vọng bạn có thể tha thứ cho lỗi lầm lần này!” đủ để trình bày sự thật tình.
7. Đừng ngại ngùng, hãy rắn rỏi lên
Sai trái là điều ko thể tránh khỏi, hãy để mọi khó chịu qua đi sau lúc bạn nhấn nút “Gửi” để gửi email xin lỗi. Hãy coi đây là thời cơ để suy ngẫm và giám định lại cách làm của chính bạn. Thay vì ôm mối hận, đừng quên dành thời kì tu sửa, khắc phục sự cố để lấy lại uy tín cho doanh nghiệp.
Đọc thêm: Cách nói chuyện với người mua tiềm năng
Gửi email xin lỗi người mua là điều cần thiết lúc có sự cố xảy ra
8. Giữ liên lạc thường xuyên với người mua
Mối quan hệ của bạn với người mua ko kết thúc ngay cả sau lúc gửi email xin lỗi. Thường xuyên liên hệ với họ để xem bạn có thể làm gì thêm cho họ ko. Đây là cách tốt nhất để lấy lại niềm tin từ người mua. Tuy nhiên, hãy giao tiếp lịch sự, chừng mực, tránh gây phản cảm, phản tác dụng.
II. Mẫu email xin lỗi người mua
Mẫu hình 1
“Tới bạn tôi [tên khách hàng]
[Tên nhà hàng] Xin cảm ơn quý người mua đã quan tâm và lựa chọn [tên nhà hàng] tới dùng bữa. Tôi [tên người giải quyết/xin lỗi], [chức danh công việc].
Sau lúc thu được phản hồi qua điện thoại / email của bạn về vấn đề thái độ của viên chức phục vụ chi nhánh [tên chi nhánh], bộ phận quản lý giám sát của chúng tôi đã test camera và xác nhận những gì bạn nói là hoàn toàn chuẩn xác. Thay mặt nhà hàng, tôi xin thật tình xin lỗi quý khách đã hỗ trợ dịch vụ chưa đạt tiêu chuẩn chăm sóc người mua.
Chúng tôi đã xử lý sơ sót với viên chức đó và mong rằng bạn sẽ tha thứ cho sự phiền toái gặp phải. Nhà hàng xin gửi tới quý khách voucher khuyến mại 50% cho bữa ăn tiếp theo.
Một lần nữa chúng tôi xin lỗi vì đã làm cho quý khách chưa ưng ý về dịch vụ của nhà hàng và rất mong được gặp lại quý khách trong thời kì sớm nhất.
Trong trường hợp bạn ko đồng ý với giải pháp này, đừng ngần ngại phản hồi [tên nhà hàng] biết và đưa ra giải pháp hợp lý hơn. “
[Tên + Chức danh người gửi email]”.
Mẫu hình 2
“Kính gửi ông bà [tên khách hàng]
Tôi [họ tên]Chuyên viên bán hàng của doanh nghiệp [tên công ty]. Sau lúc thu được phản hồi của bạn về đơn hàng [mã đơn hàng], Tôi đã rà soát, đối chiếu và nhận thấy vấn đề nằm ở đơn vị vận chuyển. Tôi thành thật xin lỗi vì đã gây ra sự phiền toái này.
Để khắc phục trường hợp này, tôi xin gợi ý 2 phương án như sau:
1. Bên mình sẽ cử người tới thu thành phầm bị lỗi (do quá trình vận chuyển) và gửi thành phầm mới cho quý khách.
2. Nếu thành phầm còn sử dụng được với những lỗi nhỏ, bạn có thể cân nhắc tiếp tục sử dụng, chúng tôi sẽ hoàn lại 50% cho lần sắm hàng tiếp theo của bạn.
Một lần nữa, tôi xin lỗi vì đã sơ suất và khiến quý khách chưa ưng ý về thành phầm và dịch vụ của chúng tôi. Em rất mong sớm thu được phản hồi từ anh / chị để có thể khắc phục sớm nhất.
Tín hiệu.”
Tham khảo các mẫu email xin lỗi người mua nhiều năm kinh nghiệm
III. Kinh nghiệm viết email xin lỗi người mua
Ngoài việc tuân thủ thứ tự viết email xin lỗi người mua, để email thực sự hiệu quả, bạn cũng cần chú ý một số cụ thể như:
- Đảm bảo ko có lỗi chính tả: Đây là lỗi tối kỵ lúc viết email xin lỗi người mua nói riêng và trong tất cả các văn bản, nội dung chính thức khác.
- Tiếng nói trong email: Bạn cần trình bày thái độ lịch sự, thật tình nhưng tránh năn nỉ, cúi mặt hay vòng vo, trách móc vì sẽ khiến người nhận – người mua thất vọng hoặc cảm thấy khó chịu hơn.
- Thời kì gửi email xin lỗi: Lời khuyên của các chuyên gia là bạn nên gửi email xin lỗi, phản hồi trong vòng 24 giờ sau lúc bị khiếu nại, phàn nàn.
- Gửi tới đúng người, tư nhân hóa nội dung email: Đó là tình huống xấu nhất nếu bạn nhập sai tên của người mua để xin lỗi hoặc gửi nội dung chung chung, ko được tư nhân hóa.
Tóm lại, chủ động nhận trách nhiệm và gửi email xin lỗi người mua là một kỹ năng mềm đặc trưng quan trọng nếu bạn muốn giữ chân người mua cũng như giữ gìn hình ảnh, uy tín của doanh nghiệp. Hi vọng với những kinh nghiệm quý báu nhưng mà JOBOKO.com đã mang lại, độc giả có thể tìm được cho mình hướng khắc phục hợp tình hợp lý nhất.
Xem thêm các bài viết hay về Mẫu tuyển dụng
Bạn thấy bài viết Cách viết email xin lỗi người mua sao cho đúng chuẩn có khắc phục đươc vấn đề bạn tìm hiểu ko?, nếu ko hãy comment góp ý thêm về Cách viết email xin lỗi người mua sao cho đúng chuẩn bên dưới để thpttranhungdao.edu.vn có thể thay đổi & cải thiện nội dung tốt hơn cho độc giả nhé! Cám ơn bạn đã ghé thăm Website Trường THPT Trần Hưng Đạo
Phân mục: Biểu mẫu
Nguồn: thpttranhungdao.edu.vn
#Cách #viết #email #xin #lỗi #khách #hàng #sao #cho #đúng #chuẩn
Trả lời