Biên bản cuộc họp là tài liệu ghi lại diễn biến của một cuộc họp. Tại đó, các thông tin liên quan đến nội dung cuộc họp và thành phần tham dự cũng được trình bày rõ ràng, đầy đủ. Biên bản cuộc họp là gì? Cách viết biên bản cuộc họp chuẩn?
1. Biên bản cuộc họp là gì?
– Biên bản cuộc họp được hiểu là văn bản ghi lại thông tin, nội dung của bất kỳ cuộc họp nào. Trong biên bản, người lập sẽ cập nhật các thông tin liên quan đến các chủ đề được đề cập trong cuộc họp. Về cơ bản, tài liệu này thường là một tập hợp các thông tin và ý kiến khác nhau của những người tham gia. Thông thường, khi kết thúc cuộc họp, mọi người có mặt sẽ ký tên và cam kết những gì đã trình bày hoặc thống nhất trong cuộc họp đó.
– Về cơ bản, mọi cuộc họp được tổ chức ở bất kỳ cơ quan, đơn vị nào cũng nhằm giải quyết một vấn đề nào đó. Ví dụ: Thay đổi nội quy của cơ quan, công ty, tuyển dụng, quyết định sa thải nhân viên, lấy ý kiến về hoạt động chung của cơ quan, đơn vị,… Khi diễn ra cuộc họp thì cá nhân người đó chịu trách nhiệm. liên quan đến trách nhiệm. có nghĩa vụ lập biên bản cuộc họp. Nói cách khác, đây là hoạt động bắt buộc mà cơ quan, tổ chức phải thực hiện khi tổ chức bất kỳ cuộc họp nào.
Biên bản cuộc họp là khái niệm quen thuộc, gắn liền với các cơ quan, tổ chức, đơn vị sự nghiệp trong và ngoài Nhà nước. Trong bất kỳ cuộc họp nào, biên bản cuộc họp cũng được đề cập và sử dụng. Ở một số cơ quan, đơn vị, biên bản cuộc họp là tài liệu pháp lý mà mỗi cuộc họp phải lưu giữ.
Biên bản cuộc họp thường có các thông tin sau:
+ Quốc huy, khẩu hiệu.
+ Tên cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp kết hợp với số hiệu và tên giao thức.
+ Địa điểm, ngày…tháng…năm…giờ… lập biên bản.
+ Thành phần dự họp.
+ Họ, tên chủ tọa cuộc họp, họ, tên thư ký.
+ Nội dung, sự kiện chính diễn ra trong cuộc họp.
Kết quả cuộc họp.
+ Thời gian kết thúc cuộc họp
+ Chữ ký của các bên tham gia cuộc họp.
Xem thêm: Mẫu biên bản họp nội bộ công ty mới nhất 2023
2. Ý nghĩa biên bản cuộc họp:
Biên bản cuộc họp có vai trò và ý nghĩa đặc biệt quan trọng. Như sau:
Đầu tiên, nó là một tài liệu ghi lại diễn biến của một cuộc họp. Mọi thông tin liên quan đến nội dung cuộc họp, thành phần tham dự, kết quả cuộc họp. Bản chất của các cuộc họp là giải quyết mọi vấn đề. Những người tham gia cuộc họp-đàm phán thường là những đối tượng có trách nhiệm, giữ những chức vụ cụ thể (nghĩa là không phải ai trong một đơn vị, tổ chức cũng có thể tham gia cuộc họp). Vì vậy, biên bản cuộc họp chính là “bằng chứng” ghi lại diễn biến của cuộc họp đó. Điều này phục vụ cho việc truyền thông tin và nội dung cuộc họp đến các đối tượng khác.
Thứ hai, biên bản cuộc họp giúp duy trì và đảm bảo tính ổn định, công khai, minh bạch của cuộc họp. Bởi vì, biên bản sẽ ghi lại toàn bộ quá trình diễn ra cuộc họp. Việc đăng ký sẽ đảm bảo tính chính xác. Đây là cơ sở cơ bản nhất để cá nhân và các thành viên khác nắm bắt thông tin cuộc họp một cách đầy đủ và chính xác.
Ví dụ: Công ty TNHH Minh An họp sa thải nhân viên Nguyễn Văn B vì nhân viên này có hành vi trộm cắp gây thiệt hại về tài chính cho công ty. Trong cuộc họp có ban lãnh đạo công ty, trưởng phòng nhân sự Nguyễn Văn B và thư ký cuộc họp. Tại cuộc họp, hội đồng đã thông qua việc miễn nhiệm đối với ông Nguyễn Văn B. Lý do miễn nhiệm cũng được hội đồng đưa ra. Thư ký cuộc họp bà Phạm Thị N đã ghi chép đầy đủ diễn biến và nội dung cuộc họp. Sau khi cuộc họp kết thúc, biên bản cuộc họp được công bố. Đây là căn cứ, cơ sở liên kết của thông báo sa thải người lao động của Công ty TNHH Minh An. Trong trường hợp này, biên bản cuộc họp cũng có giá trị pháp lý cao. Bởi đó là cơ sở chứng minh việc sa thải người lao động của Công ty Minh An là đúng quy định của pháp luật. Trong trường hợp ông B muốn khởi kiện, khiếu nại thì biên bản cuộc họp là chứng cứ để công ty Minh An bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình.
+ Thứ ba, biên bản cuộc họp là cơ sở pháp lý, giúp bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các bên tham gia cuộc họp.
Thứ tư, biên bản cuộc họp giúp tạo nên một quy trình toàn diện, logic và ổn định để giải quyết mọi vấn đề của cơ quan, tổ chức. Biên bản cuộc họp sẽ được công khai. Điều này giúp các bên liên quan hiểu đầy đủ thông tin từ cuộc họp đó. Điều này giúp đảm bảo giá trị và ý nghĩa của nội dung cuộc họp.
Xem thêm: Mẫu biên bản họp song ngữ tiếng anh mới nhất
3. Mẫu biên bản cuộc họp:
KỸ THUẬT VÀ ĐƠN VỊ… | CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ………, ngày tháng năm …… |
BIÊN BẢN HỌP
Về…
Hôm nay, vào lúc…..giờ……ngày…..tháng……
TRONG ………
Cuộc họp diễn ra với nội dung…
I. Đối tượng tham gia:
1. Chủ tịch: Ông/Bà…… Chức vụ:……
2. Thư ký: Ông/Bà…… Chức vụ:……
3. Các thành phần khác:
…………
II. Nội dung cuộc họp:
…………
III. Biểu quyết (nếu có):
– Tổng số phiếu:……. Thư tín dụng
– Số phiếu tán thành:……phiếu, chiếm tỷ lệ……%
– Số phiếu không tán thành:……phiếu, chiếm tỷ lệ……%
IV. Kết luận cuộc họp:
……
Đại hội kết thúc hồi……giờ……ngày…. tháng …..……, nội dung cuộc họp đã được thông qua và có chữ ký xác nhận của các thành viên dự họp.
Nghị định thư đã được các thành viên nhất trí thông qua và có hiệu lực kể từ ngày ký.
THƯ KÝ (Ký, ghi rõ họ tên) | CHỦ TỊCH (Ký, ghi rõ họ tên) |
CÁC THÀNH VIÊN KHÁC (Ký, ghi rõ họ tên) |
4. Cách viết biên bản họp chuẩn:
Biên bản cuộc họp là tài liệu đính kèm với bất kỳ cuộc họp nào. Tại đó, các cá nhân, tổ chức sẽ cập nhật các thông tin, nội dung liên quan trong cuộc họp. Do vai trò và ý nghĩa quan trọng, khi soạn thảo văn bản cuộc họp, các cá nhân có trách nhiệm cần lưu ý những điểm sau:
Biên bản cuộc họp phải đảm bảo đầy đủ nội dung (kết cấu) theo quy định chung. Những nội dung này là khuôn mẫu thống nhất mà biên bản cuộc họp không thể thiếu. Vì chỉ khi đảm bảo những nội dung này thì thông tin của cuộc họp mới được cập nhật chính xác. Đồng thời, đây cũng là nền tảng giúp đảm bảo thông tin được cung cấp đầy đủ, tránh bỏ sót.
– Khi viết biên bản cuộc họp, người viết phải đảm bảo cập nhật đầy đủ, chính xác nội dung cuộc họp, không bỏ sót. Bởi vì, ý nghĩa và vai trò chung nhất của biên bản cuộc họp là ghi lại diễn biến, nội dung của bất kỳ cuộc họp nào. Nếu thông tin của cuộc họp không được cung cấp một cách chi tiết và toàn diện thì không đảm bảo được vai trò và ý nghĩa này.
– Khi lập biên bản cuộc họp, người lập biên bản không được thêm, bớt những nội dung, thông tin không đúng với thực tế.
– Khi ghi biên bản cuộc họp, người lập phải ghi theo mẫu có sẵn. Mẫu cuộc họp này giúp tạo ra một hình thức hợp lý và mạch lạc cho biên bản cuộc họp. Nó cũng giúp trình bày thông tin chính xác hơn. Viết theo mẫu có sẵn, người lập biên bản chỉ cần trình bày thông tin theo một cách sắp xếp chung nhất. Đây cũng là cơ sở để tạo thuận lợi cho hồ sơ.
Trong quá trình lập biên bản cuộc họp, người lập biên bản chỉ cần ghi nhớ các thông tin của cuộc họp, tránh lạc đề và gây nhầm lẫn cho người đọc. Trọng tâm chính xác này cũng đảm bảo rằng bản chất của biên bản cuộc họp là ghi lại một cách ngắn gọn và đầy đủ thông tin của cuộc họp. Phần tóm tắt này đủ để người đọc nắm bắt đầy đủ thông tin.
Biên bản cuộc họp phải có đầy đủ chữ ký của các thành viên tham dự. Chữ ký này có tính xác thực cao, giúp người tham gia xác nhận các thông tin và nội dung cung cấp trong biên bản cuộc họp là hoàn toàn đúng sự thật theo tình hình thực tế. Chữ ký này giúp các cá nhân, chủ thể khác khi xem lại biên bản cuộc họp yên tâm vì biết rằng các thông tin ghi trong biên bản là cụ thể, chính xác.
Trên đây là những điều mà người ghi biên bản cần lưu ý khi ghi biên bản cuộc họp.
Bạn thấy bài viết Biên bản cuộc họp là gì? Cách viết biên bản cuộc họp chuẩn? có giải quyết đươc vấn đề bạn tìm hiểu không?, nếu không hãy comment góp ý thêm về Biên bản cuộc họp là gì? Cách viết biên bản cuộc họp chuẩn? bên dưới để thpttranhungdao.edu.vn có thể chỉnh sửa & cải thiện nội dung tốt hơn cho độc giả nhé! Cám ơn bạn đã ghé thăm Website Trường THPT Trần Hưng Đạo
Chuyên mục: Kiến thức chung
Nguồn: thpttranhungdao.edu.vn
Trả lời