Cùng đọc bài viết với Phòng Giáo dục và Tập huấn Sa Thầy 8 mẹo định dạng bảng xuất sắc trên Microsoft Word.
Bạn ko thể tạo một tài liệu Word đẹp nhưng ko sử dụng định dạng bảng cần thiết. Trên Microsoft Word, bảng là một phương tiện định dạng thiết yếu. Rất may mắn Microsoft Office cho phép bạn dễ dàng tạo và định dạng bảng biểu cơ bản trong Word, trên các phiên bản Office 365, Word 2019, Từ 2016 và Word2013.
Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn 8 thủ thuật cơ bản nhất lúc làm việc với bảng biểu trên Microsoft Word. Tập Trung!
Bạn đang xem: 8 mẹo định dạng bảng xuất sắc trên Microsoft Word
1. Cách tạo bảng trong Word
Đây là bước cơ bản nhưng cần thiết đối với người dùng chưa từng làm việc với bảng biểu trên Microsoft Word. Với giao diện trực quan mới trên Word 2016, Word 2019 và Office 365, việc tạo bảng rất đơn giản: trên thanh Ribbon, vào Chèn > Bàn > Chèn bảng.
Chèn bảng trong Microsoft Word
Tại đây bạn có thể chọn số hàng và số cột tương ứng với dữ liệu bảng của mình. Bạn có thể chọn từ một số mẫu bảng có sẵn trong tệp . tiết diện Bảng nhanhsau đó thay đổi tên cột/hàng tương ứng với dữ liệu bạn yêu cầu.
Sử dụng Quick Table để chèn bảng
Có một cách rất nhanh để tạo bảng nhiều dòng trong Word là tính năng Chèn điều khiển. Bạn có thể nhanh chóng tạo một hàng hoặc cột mới chỉ bằng một cú nhấp chuột. Đơn giản chỉ cần đưa chuột vào đầu hàng/cột của hàng/cột phân cách hàng/cột, một thanh màu xanh có dấu ⊕ sẽ xuất hiện cho phép bạn chèn vào giữa các hàng/cột hiện có.
Thêm hàng/cột trong bảng Word
Ngoài ra, cách nhanh nhất để tạo một dòng mới là chỉ cần thao tác tới ô cuối cùng của hàng cuối cùng trong bảng, sau đó nhấn phím Tab trên bàn phím để tạo một dòng mới ở cuối bảng.
Nhấn Tab để thêm dòng mới vào bảng trong Word 2019
Lúc muốn vận chuyển một hàng lên hoặc xuống chỉ cần đặt con trỏ chuột vào dòng cần vận chuyển, nhấn tổ hợp phím Alt + Shift + Mũi tên lên/xuống để vận chuyển toàn thể dòng. Vận chuyển nhiều hàng liền nhau bằng cách chọn tất cả các hàng rồi nhấn tổ hợp phím trên để vận chuyển.
Vận chuyển dòng trong bảng Word bằng . Chìa khóa
Định vị lại bảng trên trang
Nhấp chuột phải vào bảng và chọn Tính chất bảng…hộp thoại Tính chất bảng Cửa sổ bật lên phân phối cho bạn quyền kiểm soát cụ thể đối với kích thước, căn chỉnh và thụt lề của bảng.
Theo mặc định, bảng trong Word sẽ được canh lề trái và ko có chữ kế bên bảng (Gói văn bản = Ko có). Nếu bạn muốn bảng được căn giữa, trong căn chỉnh lựa chọn Trung tâm.
Căn giữa bảng trong hộp thoại Tính chất bảng
Nếu bạn muốn đặt bảng ở bên trái (hoặc bên phải) và bên còn lại là văn bản, bạn có thể chọn phần gói văn bản pháo đài Vòng quanh sau đó nhấp vào . cái nút định vị… để điều chỉnh ko gian xung quanh bảng.
Định dạng văn bản tràn sang cạnh bảng trong phần Text Wrapping
Lựa chọn Vận chuyển với văn bản nếu văn bản có liên quan trực tiếp tới dữ liệu bảng. Bảng sẽ được căn chỉnh theo chiều dọc với dữ liệu văn bản xung quanh nó. Nếu dữ liệu sao chép vận dụng cho toàn thể tài liệu, bạn ko cần chọn tùy chọn này.
2. Sử dụng thước để tinh chỉnh độ rộng của cột
Căn chỉnh kích thước hàng cột sao cho đúng ko phải là một nghệ thuật xếp đặt đơn giản. Nhưng trên Word 2019, bạn có thể làm điều này rất dễ dàng, vì kích thước của các hàng/cột có thể được nhìn thấy rõ ràng trên thước kẻ.
Trước lúc khởi đầu phần này tất nhiên bạn phải bật thước bằng cách vào Khung nhìn lựa chọn cái thước kẻ.
Kích hoạt thước kẻ trong Microsoft Word
Rê chuột tới đường viền của hàng/cột, lúc con trỏ xuất hiện mũi tên 2 chiều thì click vào đường viền, giữ phím thay thế trên bàn phím và kéo sang trái và phải tới kích thước mong muốn.
Kéo độ rộng của cột và hàng trong bảng Word
3. Chuyển văn bản sang dạng bảng và trái lại
Dữ liệu lúc được trình diễn trên bảng trông sẽ rất trực quan và dễ hiểu. Nếu chẳng may bạn đã làm dữ liệu nhưng chưa đưa vào bảng thì rất may Word có khả năng chuyển đổi dữ liệu dạng text thành bảng miễn sao nó có cùng định dạng cấu trúc. Định dạng cấu trúc ở đây cũng vậy, ý mình là mỗi dữ liệu trên một hàng sẽ trở thành một hàng trong bảng, dữ liệu mỗi cột sẽ dựa trên một dấu phân cách chung nào đó. Nó dài, nhưng bạn có thể xem cách thực hiện bên dưới:
Bước 1: Bôi đen dữ liệu muốn đưa vào bảng, nhập Chèn > Bàn > Chuyển văn bản thành bảng
Chuyển đổi dữ liệu Văn bản thành bảng
Bước 2: Trong bàn Chuyển văn bản thành bảng Bạn cần chọn các thông số sau:
- kích thước bảng: chọn số hàng, số cột
- Hành vi AutoFit: chỉ định độ rộng của cột, của bảng.
- Tách văn bản tại: đây là phần bạn phải chỉ định cách Word sẽ chia dữ liệu thành các cột, cụ thể như sau:
- đoạn văn: chia cột theo các phân đoạn độc lập
- dấu phẩy: tách cột bằng dấu phẩy
- tab: chia cột bằng Tab
- Khác: phân tích các cột bằng các ký tự cụ thể khác như dấu gạch ngang (-), dấu chấm phẩy (;), dấu chấm hỏi (?)… hoặc bất kỳ thứ gì nhưng dữ liệu của bạn sử dụng.
Chuyển đổi dữ liệu văn bản thành bảng
Trong ví dụ trên, tôi đã sử dụng dấu phẩy, vì vậy tôi sẽ chọn dấu phẩy:
Chuyển đổi bảng thành văn bản
Nếu bảng của bạn ko sử dụng được trong một số trường hợp, bạn có thể hoàn nguyên về văn bản bằng cách thực hiện như sau:
Chọn toàn thể bảng bằng cách nhấp vào nút mũi tên 4 chiều ở góc trên bên trái của bảng.
Chuyển đổi dữ liệu bảng thành văn bản
Trên Ribbon chọn Dụng cụ bảng > Cách trình diễntrong phần Dữ liệu > Chuyển đổi thành văn bản. Bảng chuyển đổi xuất hiện và bạn có thể chọn tùy chọn để tách dữ liệu cột:
Chọn tùy chọn tách dữ liệu
4. Tự động điền số hàng/cột
Microsoft Excel tự động điền số cột quá đơn giản, còn Word thì cần một mẹo nhỏ nhưng cũng ko quá phức tạp.
Tạo một hàng hoặc cột nhưng bạn muốn đánh số hoặc bạn có thể sử dụng dữ liệu hiện có. Ghi lại số ô bạn muốn đánh số trật tự và sau đó chuyển tới Nhà > Đoạn văn > đánh số
Nhập số trật tự vào bảng Word
Kết quả sẽ như sau:
Đánh số trật tự tự động trên bảng Word
5. Đóng băng kích thước bảng
Thông thường các bảng trong Word sẽ tự thay đổi kích thước tùy thuộc vào dữ liệu trong bảng. Tuy nhiên, nếu thấy việc này quá rối rắm, bạn có thể đóng băng kích thước của các ô trong bảng.
Để chỉ định kích thước chuẩn xác cho các ô, bạn cần vào Tính chất bảng (nhấp chuột phải vào bảng, chọn Tính chất bảng), trong phần Chèo thuyềnghi lại Chỉ định chiều cao và nhập chiều cao chuẩn xác của dòng đầu vào, trong chiều cao hàng là Xin vui lòng chọn Một cách chuẩn xác.
Xác định chuẩn xác chiều cao và chiều rộng của ô
Cũng trong cửa sổ Tính chất bảngchuyển tab mới Bànlựa chọn Tùy chọn… và bỏ chọn phần Tự động thay đổi kích thước để thích hợp với nội dung.
Đặt ô ko tự động mở rộng theo dữ liệu trong bảng
Nhấn được 2 lần để thoát khỏi hộp thoại Tính chất bảng.
Với thiết đặt này, bạn cũng sẽ khắc phục được vấn đề chèn hình ảnh nhưng ô ko mở rộng để chứa hình ảnh. Nếu hình ảnh lớn hơn ko gian có sẵn trong ô, nó sẽ được cắt để vừa với ô.
6. Đổi hàng thành cột trong bảng
Có nhiều tình huống bạn phải đổi hàng thành cột (hoặc trái lại) – ví dụ như tình huống số lượng cột quá lớn vượt quá chiều rộng của trang. Tuy nhiên, Word chưa sẵn sàng hỗ trợ tính năng này, bạn chỉ có thể xử lý việc này thông qua Excel. Đây là cách thực hiện:
- Sao chép toàn thể bảng trong Word.
- Mở một tệp Excel mới, dán bảng vào.
- Sao chép bảng bạn vừa dán trong Excel
- Nhấp chuột phải vào một ô mới, trong tệp . tiết diện Tùy chọn dán lựa chọn Chuyển vị (T).
- Sao chép bảng sau lúc chuyển đổi trong Excel để dán lại vào Word.
7. Dán các bảng Excel xuất sắc vào Gmail
Theo mặc định, Gmail ko giữ lại định dạng bảng tính lúc bạn dán trực tiếp từ Microsoft Excel vào nội dung email. Để gửi dữ liệu bảng qua email nhưng ko phải đính kèm một tệp riêng lẻ, hãy sử dụng Microsoft Word làm trung gian của bạn.
Thao tác rất đơn giản, chọn và sao chép bảng Excel rồi dán vào văn bản Word với định dạng ban sơ. Sau đó tiếp tục sao chép bảng đó từ Word sang Gmail. Nó được thực hiện! Bạn có thể phải điều chỉnh bảng một tẹo, nhưng về cơ bản, định dạng vẫn được giữ nguyên.
8. Tái sử dụng bảng để tiết kiệm thời kì và công sức
Bạn có thể tiết kiệm rất nhiều thời kì bằng cách sử dụng lại các bảng sau lúc đã tạo. Chỉ cần lưu bảng trống với các tiêu đề cột/hàng được giữ nguyên và chỉ cần chèn dữ liệu mới. Cách làm rất đơn giản!
Chọn bảng để lưu cấu trúc, vào Chèn > trong Chữ lựa chọn Phần nhanh > Lưu Lựa chọn vào Bộ sưu tập Phần Nhanh…
Lưu định dạng, cấu trúc bảng trong Word
Nhập tên của cấu trúc bảng và nhấn VÂNG.
Nhập tên ghi nhớ của định dạng bảng
Sau lúc lưu, bạn có thể gọi cấu trúc bảng này rất nhanh trong Phần nhanh:
Nhớ lại định dạng bảng đã lưu trên Word
Về phần bảng biểu trong Word sẽ có rất nhiều chủ đề để bạn khám phá nó và đây chỉ là một trong những thủ thuật khá hay nhưng mình thấy cần thiết san sẻ với các bạn. Nếu bạn có kỹ năng nào hay hơn, hãy san sẻ với chúng tôi và những người dùng khác trên VietJack nhé!
Đăng bởi: Phòng Giáo dục và Tập huấn Sa Thầy
Danh mục: Tổng hợp
[toggle title=”xem thêm thông tin chi tiết về 8 mẹo định dạng bảng hoàn hảo trên Microsoft Word” state=”close”]
8 mẹo định dạng bảng xuất sắc trên Microsoft Word
Hình Ảnh về: 8 mẹo định dạng bảng xuất sắc trên Microsoft Word
Video về: 8 mẹo định dạng bảng xuất sắc trên Microsoft Word
Wiki về 8 mẹo định dạng bảng xuất sắc trên Microsoft Word
8 mẹo định dạng bảng xuất sắc trên Microsoft Word -
Cùng đọc bài viết với Phòng Giáo dục và Tập huấn Sa Thầy 8 mẹo định dạng bảng xuất sắc trên Microsoft Word.
Bạn ko thể tạo một tài liệu Word đẹp nhưng ko sử dụng định dạng bảng cần thiết. Trên Microsoft Word, bảng là một phương tiện định dạng thiết yếu. Rất may mắn Microsoft Office cho phép bạn dễ dàng tạo và định dạng bảng biểu cơ bản trong Word, trên các phiên bản Office 365, Word 2019, Từ 2016 và Word2013.
Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn 8 thủ thuật cơ bản nhất lúc làm việc với bảng biểu trên Microsoft Word. Tập Trung!
Bạn đang xem: 8 mẹo định dạng bảng xuất sắc trên Microsoft Word
1. Cách tạo bảng trong Word
Đây là bước cơ bản nhưng cần thiết đối với người dùng chưa từng làm việc với bảng biểu trên Microsoft Word. Với giao diện trực quan mới trên Word 2016, Word 2019 và Office 365, việc tạo bảng rất đơn giản: trên thanh Ribbon, vào Chèn > Bàn > Chèn bảng.
Chèn bảng trong Microsoft Word
Tại đây bạn có thể chọn số hàng và số cột tương ứng với dữ liệu bảng của mình. Bạn có thể chọn từ một số mẫu bảng có sẵn trong tệp . tiết diện Bảng nhanhsau đó thay đổi tên cột/hàng tương ứng với dữ liệu bạn yêu cầu.
Sử dụng Quick Table để chèn bảng
Có một cách rất nhanh để tạo bảng nhiều dòng trong Word là tính năng Chèn điều khiển. Bạn có thể nhanh chóng tạo một hàng hoặc cột mới chỉ bằng một cú nhấp chuột. Đơn giản chỉ cần đưa chuột vào đầu hàng/cột của hàng/cột phân cách hàng/cột, một thanh màu xanh có dấu ⊕ sẽ xuất hiện cho phép bạn chèn vào giữa các hàng/cột hiện có.
Thêm hàng/cột trong bảng Word
Ngoài ra, cách nhanh nhất để tạo một dòng mới là chỉ cần thao tác tới ô cuối cùng của hàng cuối cùng trong bảng, sau đó nhấn phím Tab trên bàn phím để tạo một dòng mới ở cuối bảng.
Nhấn Tab để thêm dòng mới vào bảng trong Word 2019
Lúc muốn vận chuyển một hàng lên hoặc xuống chỉ cần đặt con trỏ chuột vào dòng cần vận chuyển, nhấn tổ hợp phím Alt + Shift + Mũi tên lên/xuống để vận chuyển toàn thể dòng. Vận chuyển nhiều hàng liền nhau bằng cách chọn tất cả các hàng rồi nhấn tổ hợp phím trên để vận chuyển.
Vận chuyển dòng trong bảng Word bằng . Chìa khóa
Định vị lại bảng trên trang
Nhấp chuột phải vào bảng và chọn Tính chất bảng…hộp thoại Tính chất bảng Cửa sổ bật lên phân phối cho bạn quyền kiểm soát cụ thể đối với kích thước, căn chỉnh và thụt lề của bảng.
Theo mặc định, bảng trong Word sẽ được canh lề trái và ko có chữ kế bên bảng (Gói văn bản = Ko có). Nếu bạn muốn bảng được căn giữa, trong căn chỉnh lựa chọn Trung tâm.
Căn giữa bảng trong hộp thoại Tính chất bảng
Nếu bạn muốn đặt bảng ở bên trái (hoặc bên phải) và bên còn lại là văn bản, bạn có thể chọn phần gói văn bản pháo đài Vòng quanh sau đó nhấp vào . cái nút định vị… để điều chỉnh ko gian xung quanh bảng.
Định dạng văn bản tràn sang cạnh bảng trong phần Text Wrapping
Lựa chọn Vận chuyển với văn bản nếu văn bản có liên quan trực tiếp tới dữ liệu bảng. Bảng sẽ được căn chỉnh theo chiều dọc với dữ liệu văn bản xung quanh nó. Nếu dữ liệu sao chép vận dụng cho toàn thể tài liệu, bạn ko cần chọn tùy chọn này.
2. Sử dụng thước để tinh chỉnh độ rộng của cột
Căn chỉnh kích thước hàng cột sao cho đúng ko phải là một nghệ thuật xếp đặt đơn giản. Nhưng trên Word 2019, bạn có thể làm điều này rất dễ dàng, vì kích thước của các hàng/cột có thể được nhìn thấy rõ ràng trên thước kẻ.
Trước lúc khởi đầu phần này tất nhiên bạn phải bật thước bằng cách vào Khung nhìn lựa chọn cái thước kẻ.
Kích hoạt thước kẻ trong Microsoft Word
Rê chuột tới đường viền của hàng/cột, lúc con trỏ xuất hiện mũi tên 2 chiều thì click vào đường viền, giữ phím thay thế trên bàn phím và kéo sang trái và phải tới kích thước mong muốn.
Kéo độ rộng của cột và hàng trong bảng Word
3. Chuyển văn bản sang dạng bảng và trái lại
Dữ liệu lúc được trình diễn trên bảng trông sẽ rất trực quan và dễ hiểu. Nếu chẳng may bạn đã làm dữ liệu nhưng chưa đưa vào bảng thì rất may Word có khả năng chuyển đổi dữ liệu dạng text thành bảng miễn sao nó có cùng định dạng cấu trúc. Định dạng cấu trúc ở đây cũng vậy, ý mình là mỗi dữ liệu trên một hàng sẽ trở thành một hàng trong bảng, dữ liệu mỗi cột sẽ dựa trên một dấu phân cách chung nào đó. Nó dài, nhưng bạn có thể xem cách thực hiện bên dưới:
Bước 1: Bôi đen dữ liệu muốn đưa vào bảng, nhập Chèn > Bàn > Chuyển văn bản thành bảng
Chuyển đổi dữ liệu Văn bản thành bảng
Bước 2: Trong bàn Chuyển văn bản thành bảng Bạn cần chọn các thông số sau:
- kích thước bảng: chọn số hàng, số cột
- Hành vi AutoFit: chỉ định độ rộng của cột, của bảng.
- Tách văn bản tại: đây là phần bạn phải chỉ định cách Word sẽ chia dữ liệu thành các cột, cụ thể như sau:
- đoạn văn: chia cột theo các phân đoạn độc lập
- dấu phẩy: tách cột bằng dấu phẩy
- tab: chia cột bằng Tab
- Khác: phân tích các cột bằng các ký tự cụ thể khác như dấu gạch ngang (-), dấu chấm phẩy (;), dấu chấm hỏi (?)… hoặc bất kỳ thứ gì nhưng dữ liệu của bạn sử dụng.
Chuyển đổi dữ liệu văn bản thành bảng
Trong ví dụ trên, tôi đã sử dụng dấu phẩy, vì vậy tôi sẽ chọn dấu phẩy:
Chuyển đổi bảng thành văn bản
Nếu bảng của bạn ko sử dụng được trong một số trường hợp, bạn có thể hoàn nguyên về văn bản bằng cách thực hiện như sau:
Chọn toàn thể bảng bằng cách nhấp vào nút mũi tên 4 chiều ở góc trên bên trái của bảng.
Chuyển đổi dữ liệu bảng thành văn bản
Trên Ribbon chọn Dụng cụ bảng > Cách trình diễntrong phần Dữ liệu > Chuyển đổi thành văn bản. Bảng chuyển đổi xuất hiện và bạn có thể chọn tùy chọn để tách dữ liệu cột:
Chọn tùy chọn tách dữ liệu
4. Tự động điền số hàng/cột
Microsoft Excel tự động điền số cột quá đơn giản, còn Word thì cần một mẹo nhỏ nhưng cũng ko quá phức tạp.
Tạo một hàng hoặc cột nhưng bạn muốn đánh số hoặc bạn có thể sử dụng dữ liệu hiện có. Ghi lại số ô bạn muốn đánh số trật tự và sau đó chuyển tới Nhà > Đoạn văn > đánh số
Nhập số trật tự vào bảng Word
Kết quả sẽ như sau:
Đánh số trật tự tự động trên bảng Word
5. Đóng băng kích thước bảng
Thông thường các bảng trong Word sẽ tự thay đổi kích thước tùy thuộc vào dữ liệu trong bảng. Tuy nhiên, nếu thấy việc này quá rối rắm, bạn có thể đóng băng kích thước của các ô trong bảng.
Để chỉ định kích thước chuẩn xác cho các ô, bạn cần vào Tính chất bảng (nhấp chuột phải vào bảng, chọn Tính chất bảng), trong phần Chèo thuyềnghi lại Chỉ định chiều cao và nhập chiều cao chuẩn xác của dòng đầu vào, trong chiều cao hàng là Xin vui lòng chọn Một cách chuẩn xác.
Xác định chuẩn xác chiều cao và chiều rộng của ô
Cũng trong cửa sổ Tính chất bảngchuyển tab mới Bànlựa chọn Tùy chọn… và bỏ chọn phần Tự động thay đổi kích thước để thích hợp với nội dung.
Đặt ô ko tự động mở rộng theo dữ liệu trong bảng
Nhấn được 2 lần để thoát khỏi hộp thoại Tính chất bảng.
Với thiết đặt này, bạn cũng sẽ khắc phục được vấn đề chèn hình ảnh nhưng ô ko mở rộng để chứa hình ảnh. Nếu hình ảnh lớn hơn ko gian có sẵn trong ô, nó sẽ được cắt để vừa với ô.
6. Đổi hàng thành cột trong bảng
Có nhiều tình huống bạn phải đổi hàng thành cột (hoặc trái lại) – ví dụ như tình huống số lượng cột quá lớn vượt quá chiều rộng của trang. Tuy nhiên, Word chưa sẵn sàng hỗ trợ tính năng này, bạn chỉ có thể xử lý việc này thông qua Excel. Đây là cách thực hiện:
- Sao chép toàn thể bảng trong Word.
- Mở một tệp Excel mới, dán bảng vào.
- Sao chép bảng bạn vừa dán trong Excel
- Nhấp chuột phải vào một ô mới, trong tệp . tiết diện Tùy chọn dán lựa chọn Chuyển vị (T).
- Sao chép bảng sau lúc chuyển đổi trong Excel để dán lại vào Word.
7. Dán các bảng Excel xuất sắc vào Gmail
Theo mặc định, Gmail ko giữ lại định dạng bảng tính lúc bạn dán trực tiếp từ Microsoft Excel vào nội dung email. Để gửi dữ liệu bảng qua email nhưng ko phải đính kèm một tệp riêng lẻ, hãy sử dụng Microsoft Word làm trung gian của bạn.
Thao tác rất đơn giản, chọn và sao chép bảng Excel rồi dán vào văn bản Word với định dạng ban sơ. Sau đó tiếp tục sao chép bảng đó từ Word sang Gmail. Nó được thực hiện! Bạn có thể phải điều chỉnh bảng một tẹo, nhưng về cơ bản, định dạng vẫn được giữ nguyên.
8. Tái sử dụng bảng để tiết kiệm thời kì và công sức
Bạn có thể tiết kiệm rất nhiều thời kì bằng cách sử dụng lại các bảng sau lúc đã tạo. Chỉ cần lưu bảng trống với các tiêu đề cột/hàng được giữ nguyên và chỉ cần chèn dữ liệu mới. Cách làm rất đơn giản!
Chọn bảng để lưu cấu trúc, vào Chèn > trong Chữ lựa chọn Phần nhanh > Lưu Lựa chọn vào Bộ sưu tập Phần Nhanh…
Lưu định dạng, cấu trúc bảng trong Word
Nhập tên của cấu trúc bảng và nhấn VÂNG.
Nhập tên ghi nhớ của định dạng bảng
Sau lúc lưu, bạn có thể gọi cấu trúc bảng này rất nhanh trong Phần nhanh:
Nhớ lại định dạng bảng đã lưu trên Word
Về phần bảng biểu trong Word sẽ có rất nhiều chủ đề để bạn khám phá nó và đây chỉ là một trong những thủ thuật khá hay nhưng mình thấy cần thiết san sẻ với các bạn. Nếu bạn có kỹ năng nào hay hơn, hãy san sẻ với chúng tôi và những người dùng khác trên VietJack nhé!
Đăng bởi: Phòng Giáo dục và Tập huấn Sa Thầy
Danh mục: Tổng hợp
[rule_{ruleNumber}]
[box type=”note” align=”” class=”” mcetoc_1cs87p8so0″>1. Cách tạo bảng trong Word
Đây là bước cơ bản nhưng cần thiết đối với người dùng chưa từng làm việc với bảng biểu trên Microsoft Word. Với giao diện trực quan mới trên Word 2016, Word 2019 và Office 365, việc tạo bảng rất đơn giản: trên thanh Ribbon, vào Chèn > Bàn > Chèn bảng.
Chèn bảng trong Microsoft Word
Tại đây bạn có thể chọn số hàng và số cột tương ứng với dữ liệu bảng của mình. Bạn có thể chọn từ một số mẫu bảng có sẵn trong tệp . tiết diện Bảng nhanhsau đó chỉnh sửa tên cột/hàng tương ứng với dữ liệu bạn yêu cầu.
Sử dụng Quick Table để chèn bảng
Có một cách rất nhanh để tạo bảng nhiều dòng trong Word là tính năng Chèn điều khiển. Bạn có thể nhanh chóng tạo một hàng hoặc cột mới chỉ bằng một cú nhấp chuột. Đơn giản chỉ cần đưa chuột vào đầu hàng/cột của hàng/cột phân cách hàng/cột, một thanh màu xanh có dấu ⊕ sẽ xuất hiện cho phép bạn chèn vào giữa các hàng/cột hiện có.
Thêm hàng/cột trong bảng Word
Ngoài ra, cách nhanh nhất để tạo một dòng mới là chỉ cần thao tác đến ô cuối cùng của hàng cuối cùng trong bảng, sau đó nhấn phím Tab trên bàn phím để tạo một dòng mới ở cuối bảng.
Nhấn Tab để thêm dòng mới vào bảng trong Word 2019
Khi muốn di chuyển một hàng lên hoặc xuống chỉ cần đặt con trỏ chuột vào dòng cần di chuyển, nhấn tổ hợp phím Alt + Shift + Mũi tên lên/xuống để di chuyển toàn bộ dòng. Di chuyển nhiều hàng liền nhau bằng cách chọn tất cả các hàng rồi nhấn tổ hợp phím trên để di chuyển.
Di chuyển dòng trong bảng Word bằng . Chìa khóa
Định vị lại bảng trên trang
Nhấp chuột phải vào bảng và chọn Thuộc tính bảng…hộp thoại Thuộc tính bảng Cửa sổ bật lên cung cấp cho bạn quyền kiểm soát chi tiết đối với kích thước, căn chỉnh và thụt lề của bảng.
Theo mặc định, bảng trong Word sẽ được canh lề trái và không có chữ bên cạnh bảng (Gói văn bản = Không có). Nếu bạn muốn bảng được căn giữa, trong căn chỉnh lựa chọn Trung tâm.
Căn giữa bảng trong hộp thoại Thuộc tính bảng
Nếu bạn muốn đặt bảng ở bên trái (hoặc bên phải) và bên còn lại là văn bản, bạn có thể chọn phần gói văn bản pháo đài Vòng quanh sau đó nhấp vào . cái nút định vị… để điều chỉnh không gian xung quanh bảng.
Định dạng văn bản tràn sang cạnh bảng trong phần Text Wrapping
Lựa chọn Di chuyển với văn bản nếu văn bản có liên quan trực tiếp đến dữ liệu bảng. Bảng sẽ được căn chỉnh theo chiều dọc với dữ liệu văn bản xung quanh nó. Nếu dữ liệu sao chép áp dụng cho toàn bộ tài liệu, bạn không cần chọn tùy chọn này.
2. Sử dụng thước để tinh chỉnh độ rộng của cột
Căn chỉnh kích thước hàng cột sao cho đúng không phải là một nghệ thuật sắp đặt đơn giản. Nhưng trên Word 2019, bạn có thể làm điều này rất dễ dàng, vì kích thước của các hàng/cột có thể được nhìn thấy rõ ràng trên thước kẻ.
Trước khi bắt đầu phần này tất nhiên bạn phải bật thước bằng cách vào Khung nhìn lựa chọn cái thước kẻ.
Kích hoạt thước kẻ trong Microsoft Word
Rê chuột đến đường viền của hàng/cột, khi con trỏ xuất hiện mũi tên 2 chiều thì click vào đường viền, giữ phím thay thế trên bàn phím và kéo sang trái và phải đến kích thước mong muốn.
Kéo độ rộng của cột và hàng trong bảng Word
3. Chuyển văn bản sang dạng bảng và ngược lại
Dữ liệu khi được trình bày trên bảng trông sẽ rất trực quan và dễ hiểu. Nếu chẳng may bạn đã làm dữ liệu nhưng chưa đưa vào bảng thì rất may Word có khả năng chuyển đổi dữ liệu dạng text thành bảng miễn là nó có cùng định dạng cấu trúc. Định dạng cấu trúc ở đây cũng vậy, ý mình là mỗi dữ liệu trên một hàng sẽ biến thành một hàng trong bảng, dữ liệu mỗi cột sẽ dựa trên một dấu phân cách chung nào đó. Nó dài, nhưng bạn có thể xem cách thực hiện bên dưới:
Bước 1: Bôi đen dữ liệu muốn đưa vào bảng, nhập Chèn > Bàn > Chuyển văn bản thành bảng
Chuyển đổi dữ liệu Văn bản thành bảng
Bước 2: Trong bàn Chuyển văn bản thành bảng Bạn cần chọn các thông số sau:
- kích thước bảng: chọn số hàng, số cột
- Hành vi AutoFit: chỉ định độ rộng của cột, của bảng.
- Tách văn bản tại: đây là phần bạn phải chỉ định cách Word sẽ chia dữ liệu thành các cột, cụ thể như sau:
- đoạn văn: chia cột theo các phân đoạn độc lập
- dấu phẩy: tách cột bằng dấu phẩy
- tab: chia cột bằng Tab
- Khác: phân tách các cột bằng các ký tự cụ thể khác như dấu gạch ngang (-), dấu chấm phẩy (;), dấu chấm hỏi (?)… hoặc bất cứ thứ gì mà dữ liệu của bạn sử dụng.
Chuyển đổi dữ liệu văn bản thành bảng
Trong ví dụ trên, tôi đã sử dụng dấu phẩy, vì vậy tôi sẽ chọn dấu phẩy:
Chuyển đổi bảng thành văn bản
Nếu bảng của bạn không sử dụng được trong một số trường hợp, bạn có thể hoàn nguyên về văn bản bằng cách thực hiện như sau:
Chọn toàn bộ bảng bằng cách nhấp vào nút mũi tên 4 chiều ở góc trên bên trái của bảng.
Chuyển đổi dữ liệu bảng thành văn bản
Trên Ribbon chọn Công cụ bảng > Cách trình bàytrong phần Dữ liệu > Chuyển đổi thành văn bản. Bảng chuyển đổi xuất hiện và bạn có thể chọn tùy chọn để tách dữ liệu cột:
Chọn tùy chọn tách dữ liệu
4. Tự động điền số hàng/cột
Microsoft Excel tự động điền số cột quá đơn giản, còn Word thì cần một mẹo nhỏ nhưng cũng không quá phức tạp.
Tạo một hàng hoặc cột mà bạn muốn đánh số hoặc bạn có thể sử dụng dữ liệu hiện có. Đánh dấu số ô bạn muốn đánh số thứ tự và sau đó chuyển đến Nhà > Đoạn văn > đánh số
Nhập số thứ tự vào bảng Word
Kết quả sẽ như sau:
Đánh số thứ tự tự động trên bảng Word
5. Đóng băng kích thước bảng
Thông thường các bảng trong Word sẽ tự thay đổi kích thước tùy thuộc vào dữ liệu trong bảng. Tuy nhiên, nếu thấy việc này quá rắc rối, bạn có thể đóng băng kích thước của các ô trong bảng.
Để chỉ định kích thước chính xác cho các ô, bạn cần vào Thuộc tính bảng (nhấp chuột phải vào bảng, chọn Thuộc tính bảng), trong phần Chèo thuyềnđánh dấu Chỉ định chiều cao và nhập chiều cao chính xác của dòng đầu vào, trong chiều cao hàng là Xin vui lòng chọn Một cách chính xác.
Xác định chính xác chiều cao và chiều rộng của ô
Cũng trong cửa sổ Thuộc tính bảngchuyển tab mới Bànlựa chọn Tùy chọn… và bỏ chọn phần Tự động thay đổi kích thước để phù hợp với nội dung.
Đặt ô không tự động mở rộng theo dữ liệu trong bảng
Nhấn được 2 lần để thoát khỏi hộp thoại Thuộc tính bảng.
Với cài đặt này, bạn cũng sẽ giải quyết được vấn đề chèn hình ảnh mà ô không mở rộng để chứa hình ảnh. Nếu hình ảnh lớn hơn không gian có sẵn trong ô, nó sẽ được cắt để vừa với ô.
6. Đổi hàng thành cột trong bảng
Có nhiều tình huống bạn phải đổi hàng thành cột (hoặc ngược lại) – ví dụ như tình huống số lượng cột quá lớn vượt quá chiều rộng của trang. Tuy nhiên, Word chưa sẵn sàng hỗ trợ tính năng này, bạn chỉ có thể xử lý việc này thông qua Excel. Đây là cách thực hiện:
- Sao chép toàn bộ bảng trong Word.
- Mở một tệp Excel mới, dán bảng vào.
- Sao chép bảng bạn vừa dán trong Excel
- Nhấp chuột phải vào một ô mới, trong tệp . tiết diện Tùy chọn dán lựa chọn Chuyển vị (T).
- Sao chép bảng sau khi chuyển đổi trong Excel để dán lại vào Word.
7. Dán các bảng Excel hoàn hảo vào Gmail
Theo mặc định, Gmail không giữ lại định dạng bảng tính khi bạn dán trực tiếp từ Microsoft Excel vào nội dung email. Để gửi dữ liệu bảng qua email mà không phải đính kèm một tệp riêng biệt, hãy sử dụng Microsoft Word làm trung gian của bạn.
Thao tác rất đơn giản, chọn và sao chép bảng Excel rồi dán vào văn bản Word với định dạng ban đầu. Sau đó tiếp tục sao chép bảng đó từ Word sang Gmail. Nó được thực hiện! Bạn có thể phải điều chỉnh bảng một chút, nhưng về cơ bản, định dạng vẫn được giữ nguyên.
8. Tái sử dụng bảng để tiết kiệm thời gian và công sức
Bạn có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian bằng cách sử dụng lại các bảng sau khi đã tạo. Chỉ cần lưu bảng trống với các tiêu đề cột/hàng được giữ nguyên và chỉ cần chèn dữ liệu mới. Cách làm rất đơn giản!
Chọn bảng để lưu cấu trúc, vào Chèn > trong Chữ lựa chọn Phần nhanh > Lưu Lựa chọn vào Bộ sưu tập Phần Nhanh…
Lưu định dạng, cấu trúc bảng trong Word
Nhập tên của cấu trúc bảng và nhấn VÂNG.
Nhập tên ghi nhớ của định dạng bảng
Sau khi lưu, bạn có thể gọi cấu trúc bảng này rất nhanh trong Phần nhanh:
Nhớ lại định dạng bảng đã lưu trên Word
Về phần bảng biểu trong Word sẽ có rất nhiều chủ đề để bạn khám phá nó và đây chỉ là một trong những thủ thuật khá hay mà mình thấy cần thiết chia sẻ với các bạn. Nếu bạn có kỹ năng nào hay hơn, hãy chia sẻ với chúng tôi và những người dùng khác trên VietJack nhé!
Đăng bởi: Phòng Giáo dục và Đào tạo Sa Thầy
Danh mục: Tổng hợp
[/box]
#mẹo #định #dạng #bảng #hoàn #hảo #trên #Microsoft #Word
[/toggle]
Bạn thấy bài viết 8 mẹo định dạng bảng xuất sắc trên Microsoft Word có khắc phục đươc vấn đề bạn tìm hiểu ko?, nếu ko hãy comment góp ý thêm về 8 mẹo định dạng bảng xuất sắc trên Microsoft Word bên dưới để thpttranhungdao.edu.vn có thể thay đổi & cải thiện nội dung tốt hơn cho độc giả nhé! Cám ơn bạn đã ghé thăm Website Trường THPT Trần Hưng Đạo
Phân mục: Văn học
#mẹo #định #dạng #bảng #hoàn #hảo #trên #Microsoft #Word
Trả lời