Đoàn TNCS Hồ Chí Minh có một số thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản chuyên nghiệp, trang nhã, người đọc dễ tiếp cận. Chúng bao gồm sử dụng phông chữ chuyên nghiệp, chia cột để bố cục văn bản, sử dụng hình ảnh và biểu đồ để minh họa nội dung, sử dụng các ký hiệu và từ viết tắt phù hợp cũng như tuân theo các quy tắc chính. miêu tả và ngữ pháp.
1. Thể thức văn bản của Đoàn TNCS Hồ Chí Minh là gì?
Thể thức văn bản Đoàn TNCS Hồ Chí Minh là hệ thống các quy định về thể thức và nội dung văn bản. Định dạng này bao gồm các yếu tố cơ bản của tài liệu, chẳng hạn như tiêu đề, tiêu đề, nội dung, kết thúc, chữ ký và ngày tháng. Ngoài ra, định dạng quy định các quy tắc về định dạng, cách viết, cách sắp xếp đoạn văn, mục lục để tạo nên một văn bản được trình bày đầy đủ, rõ ràng, dễ đọc.
Ngoài ra, việc tuân thủ thể thức văn bản còn đảm bảo giá trị pháp lý và giá trị thực tiễn của văn bản. Văn bản nếu được viết đúng thể thức thì sẽ dễ hiểu, dễ áp dụng và dễ thực hiện. Điều này đặc biệt quan trọng đối với Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh, vì các tài liệu do Đoàn công bố thường có tính chất quan trọng và ảnh hưởng đến hoạt động của Đoàn và những người mà Đoàn đại diện. Vì vậy, việc tuân thủ thể thức văn bản là vô cùng cần thiết để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả của các quyết định, chỉ thị của Đoàn TNCS Hồ Chí Minh.
2. Thành phần hồ sơ bắt buộc của Giấy ủy quyền:
Mỗi tài liệu chính thức của Liên minh phải bao gồm các thành phần chính thức sau:
2.1. Tiêu đề:
Nhan đề là yếu tố phong cách quan trọng nhất trong văn bản Đoàn. Nó giúp người đọc dễ dàng nhận ra nội dung và mục đích của văn bản. Tiêu đề được đặt theo cấu trúc “Đoàn TNCS Hồ Chí Minh” để làm nổi bật tên Đoàn. Ngoài ra, tiêu đề còn được thể hiện ở trang đầu tiên, góc bên phải, dòng đầu tiên; Phía dưới có gạch ngang để ngăn cách với địa danh và ngày, tháng, năm của văn bản. Dòng có độ dài bằng tiêu đề, giúp tạo sự thống nhất và chuyên nghiệp trong cách trình bày văn bản.
2.2. Tên cơ quan ban hành văn bản:
Tên của cơ quan ban hành là một thành phần thủ tục quan trọng trong việc xác định tác giả của một tài liệu. Tên cơ quan ban hành được trình bày ở trang đầu, góc trái, trên cùng, giúp người đọc nắm được xuất xứ và tình trạng của văn bản. Việc thể hiện đúng tên cơ quan ban hành là điều cần thiết để tạo niềm tin và sự tín nhiệm trong việc phổ biến thông tin.
2.3. Số và ký hiệu văn bản:
Số văn bản và ký hiệu văn bản là những thành phần phong cách quan trọng trong việc xác định tính chính xác và đầy đủ của văn bản. Số văn bản là số 01 liên tiếp của từng loại văn bản ban hành trong nhiệm kỳ của cấp công đoàn đó. Nhiệm kỳ của liên đoàn được tính từ ngày ngay sau ngày bế mạc của một Đại hội cho đến ngày bế mạc của Đại hội tiếp theo. Số của văn bản được viết bằng chữ số Ả-rập, bên trái văn bản ghi tên cơ quan ban hành, ngăn cách với cơ quan ban hành bằng 3 dấu sao.
Ký hiệu văn bản là chữ viết tắt của tên loại văn bản, tên cơ quan (hoặc liên cơ quan) ban hành văn bản, tên đơn vị tham mưu ban hành văn bản. Ký hiệu văn bản được viết bằng chữ in hoa, giữa số và ký hiệu có dấu gạch ngang (-), giữa tên loại văn bản và tên cơ quan ban hành có dấu gạch chéo (/), tên cơ quan ban hành có dấu gạch chéo (/) cơ quan ban hành. củ hành . văn bản cơ quan và tên đơn vị chủ trì lấy ý kiến được viết bằng dấu gạch ngang (-). Việc sử dụng đúng ký hiệu văn bản có ý nghĩa quan trọng quyết định tính chính xác, đầy đủ của văn bản, đồng thời giúp người đọc dễ dàng nhận biết thể loại văn bản và nguồn gốc của nó.
2.4. Nơi và ngày cấp:
Nơi và ngày cấp văn bản thể hiện trụ sở chính nơi cơ quan đặt trụ sở
công khai hồ sơ tại chỗ; thời gian xuất bản Địa điểm và ngày tháng,
Tháng, năm xuất bản của văn bản được ghi phía dưới tên văn bản, theo chiều ngang
hàng với số ký hiệu văn bản. Ngoài ra, trong phần này cần bổ sung thêm một số thông tin như địa chỉ chính xác của cơ quan ban hành văn bản (nếu có), cũng như thời gian ban hành văn bản tính bằng giờ, phút, giây (nếu có). .
2.5. Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản:
Tên loại văn bản là tên của loại văn bản như nghị quyết, quyết định, chỉ thị, thông báo, v.v.
Đoạn trích văn bản là một câu văn ngắn tóm tắt nội dung của văn bản. Trong cùng một loại văn bản mà cơ quan thường trực của Ban Chấp hành (Chủ tịch, Ban Thường vụ) xuất bản theo thẩm quyền, có thể ghi tên tác giả ở phần trích yếu. Ngoài ra, nếu cần, bạn có thể thêm phần tóm tắt văn bản, ví dụ: liệt kê các điểm chính của văn bản.
2.6. Nội dung văn bản:
Nội dung văn bản là thành phần chính của văn bản nên được trình bày đầy đủ, rõ ràng.
Nội dung của tài liệu phải đáp ứng các yêu cầu sau:
– Theo đúng thể thức văn bản sử dụng, không bỏ sót thông tin quan trọng nào.
– Chấp hành đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước; hợp hiến, hợp pháp và hợp lý. Nếu có ý kiến khác nhau cần giải thích rõ ràng, thuyết phục.
– Chủ đề, sự kiện được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác. Cần tránh dùng từ khó hiểu, dùng ngôn ngữ bình dân sao cho dễ hiểu nhất.
– Sử dụng ngôn ngữ viết; dùng từ thông dụng, đơn nghĩa; Không dùng từ địa phương, từ nước ngoài trừ trường hợp thật cần thiết. Nếu cần sử dụng các thuật ngữ chuyên môn thì phải giải thích hoặc dẫn chiếu rõ ràng để người đọc dễ hiểu.
– Sử dụng phong cách quản lý; Cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu. Tránh sử dụng các câu dài, khó hiểu hoặc lặp lại trong văn bản.
– Không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng. Đối với những từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản thì có thể viết tắt, nhưng chữ viết tắt đầu của từ, cụm từ đó phải được đặt trong ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó.
– Chữ in hoa viết đúng chính tả Tiếng Việt.
– Khi trích dẫn tài liệu có liên quan phải ghi đúng tên loại và trích yếu nội dung của văn bản; số, ký hiệu, ngày, tháng, năm và cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
Bố cục văn bản có thể chia thành phần, chương, mục, điều, khoản, điểm hoặc chia thành các phần, mục theo một trình tự nhất định. Cần trình bày các phần, các phần của văn bản theo trình tự hợp lý, từ thông tin chung đến chi tiết, tránh trùng lặp nội dung.
Nội dung văn bản được trình bày dưới tên thể loại và tóm tắt nội dung giúp người đọc nắm bắt nội dung văn bản một cách nhanh chóng và hiệu quả.
2.7. Chữ ký, cách ký và đóng dấu của cơ quan ban hành văn bản:
Chữ ký được coi là một biểu tượng quan trọng thể hiện trách nhiệm và quyền hạn của người ký đối với văn bản được ban hành. Vì vậy, khi ký văn bản, người ký phải ghi rõ chức vụ của mình, trong đó có họ tên, chức vụ được bầu hoặc bổ nhiệm. Đồng thời, họ cũng không được đăng ký các danh hiệu vinh dự khác như học hàm, học vị, v.v.
Trừ văn bản liên tịch của tổ chức đoàn với cơ quan, tổ chức khác thì không cần ghi tên cơ quan ban hành văn bản.
Nếu văn bản là bản nháp, người chịu trách nhiệm nội dung văn bản có thể “click” vào chữ cuối cùng của văn bản nháp để đánh dấu.
Ngoài ra, khi ký các văn bản chính thức, người ký không được dùng bút chì, mực đỏ hoặc mực nhạt, mực dễ phai.
2.8. Nơi nhận hồ sơ:
Mục đích của tài liệu là nơi tài liệu được gửi cho các mục đích: hiệu suất, báo cáo, phối hợp, kiến thức và lưu giữ. Thông thường, nơi nhận văn bản sẽ ghi tên cơ quan, cá nhân nhận văn bản ở góc dưới bên trái của văn bản**.**
Đối với báo cáo bằng văn bản, nơi nhận phải ghi rõ văn bản đã gửi cấp có thẩm quyền xử lý vào mục “tên loại văn bản và tóm tắt nội dung văn bản”.
Đối với văn bản chính thức, nơi nhận văn bản được ghi ngay sau cụm từ “Kính gửi…” và “Kính gửi Đồng…” (nếu có) ở phần thân văn bản. Đồng thời, nó cũng có thể được đăng ký như các loại tài liệu khác.
Ngoài ra, tùy theo nội dung, tính chất của văn bản có thể bổ sung thêm các yếu tố về hình thức như: thể hiện mức độ mật; dấu hiệu khẩn cấp; Hướng dẫn công bố thông tin, giao dịch, bản thảo và tài liệu hội nghị để đảm bảo tính chính xác và rõ ràng của văn bản.
3. Kỹ thuật trình bày văn bản Đoàn TNCS Hồ Chí Minh:
Kỹ thuật trình bày:
3.1. Khổ giấy:
Khổ giấy là yếu tố quan trọng đầu tiên cần quan tâm khi nộp hồ sơ hành chính. Văn bản hành chính phải được trình bày trên khổ giấy A4 (210 mm x 297 mm) để đảm bảo thuận tiện cho việc đọc và lưu trữ. Tuy nhiên, với một số chứng từ đặc biệt như giấy giới thiệu, phiếu gửi hàng, phiếu chuyển khoản… có thể trình bày trên khổ giấy A5 (148mm x 210mm) hoặc trên khổ giấy in sẵn (khổ A5) nếu phù hợp.
3.2. Kiểu trình bày:
Thể thức trình bày cũng là một yếu tố quan trọng đối với thể thức của một văn bản hành chính. Văn bản nên được trình bày với độ dài bằng trang A4 (độ dài của bản in) để đảm bảo tính dễ đọc và truyền đạt thông tin. Nếu nội dung văn bản có bảng nhưng không thể lập thành các phụ lục riêng thì có thể trình bày văn bản theo chiều rộng của trang (chiều in so với chiều rộng) để tránh bị cắt, làm giảm độ rõ ràng của thông tin.
3.3. Lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4):
Lề văn bản rất quan trọng để đảm bảo tính rõ ràng, dễ đọc và tránh bị cắt xén thông tin khi in. Khi trình bày trên khổ giấy A4, lề trên cách mép trên 20 mm để thuận tiện cho việc đóng hoặc cất giữ. Lề dưới cách mép dưới 20mm tránh bị cắt xén, thất lạc thông tin. Lề trái cách lề trái 30mm để duy trì khoảng cách giữa lề trái và mép trang. Lề phải cách mép phải 20 mm để duy trì khoảng cách giữa lề phải và mép trang. Nếu được hiển thị ở trang tiếp theo, thì mép trên cách mép trên 20 mm, mép dưới cách mép dưới 20 mm, mép trái cách mép trái 20 mm để tiện cho việc đóng hoặc cất giữ, và mép phải là cách mép phải 30 mm để tránh bị cắt, mất thông tin.
đánh số trang văn bản
Việc đánh số trang của văn bản là một yếu tố rất quan trọng trong việc trình bày văn bản hành chính. Để tiện cho việc theo dõi và tra cứu, những tài liệu có nhiều trang nên được đánh số thứ tự từ trang thứ hai. Số trang phải được căn giữa mép trên cùng của trang (tiêu đề) bằng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng, không đánh số trang đầu để tránh nét chữ xấu. Số trang phụ lục được đánh số riêng cho từng phụ lục để dễ nhận biết.
Nơi hiển thị các thành phần định dạng văn bản trên A4. khổ giấy
Vị trí sắp xếp các thành phần chữ trên trang A4 cũng góp phần quan trọng trong việc truyền tải thông tin và giữ gìn vẻ đẹp thẩm mỹ cho văn bản. Việc sắp xếp các thành phần định dạng văn bản trên trang khổ A4 được thực hiện theo sơ đồ bố trí các thành phần định dạng văn bản kèm theo Hướng dẫn này (mẫu 1) để đảm bảo rõ ràng, truyền tải đầy đủ. thông tin. Vị trí trình bày các thành phần văn bản trên trang khổ A5 được áp dụng tương tự theo sơ đồ ở Phụ lục trên để giữ nguyên hình thức và thông tin của văn bản.
Bạn thấy bài viết Thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản của Đoàn TNCS HCM có giải quyết đươc vấn đề bạn tìm hiểu không?, nếu không hãy comment góp ý thêm về Thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản của Đoàn TNCS HCM bên dưới để thpttranhungdao.edu.vn có thể chỉnh sửa & cải thiện nội dung tốt hơn cho độc giả nhé! Cám ơn bạn đã ghé thăm Website Trường THPT Trần Hưng Đạo
Chuyên mục: Kiến thức chung
Nguồn: thpttranhungdao.edu.vn
Trả lời